Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra? [Myndband og spurningakeppni]

Í stuttu máli: Gervigreind mun ekki að fullu koma í stað sterkra verkefnastjóra, en hún mun taka við venjubundnu, stjórnunarþungu verkefnastarfi þar sem verkefni eru skipulögð, endurtakanleg og gagnaþung. Verkefnastjórar eru áfram verðmætir þegar þeir koma með dómgreind, ábyrgð, áhrif hagsmunaaðila og mannlega forystu í óljósum eða álagsríkum afhendingaraðstæðum.

Lykilatriði: Stjórnunarvinna: Sjálfvirknivæddu skýrslugerð, glósur, áætlanir og rútínusamhæfingu eftir því sem kostur er.

Ábyrgð: Halda fólki ábyrgu fyrir ákvörðunum, málamiðlunum, stigvaxandi málum og afhendingarniðurstöðum.

Mannleg dómgreind: Forgangsraða áhrifum, samningaviðræðum, starfsanda, tvíræðni og skipulagsmálum.

Færni í gervigreind: Lærðu hvernig á að senda góðar leiðbeiningar, staðfesta úttak, vernda gögn og stjórna takmörkunum.

Framtíðarverkefnastjóri: Nota gervigreind til að draga úr hávaða, bæta stjórnarhætti og skerpa ákvarðanir um eignasafn.

Greinar sem þú gætir viljað lesa eftir þessa:

🔗 Mun gervigreind koma í stað vefforritara?
Kannaðu hvernig gervigreind er að breyta framtíð vefþróunar.

🔗 Mun gervigreind koma í stað byggingarverkfræðinga?
Skilja áhrif gervigreindar á störf og vinnuflæði byggingarverkfræðinga.

🔗 Mun gervigreind koma í stað bókhaldara?
Sjáðu hvernig sjálfvirkni er að endurmóta bókhaldsverkefni og störf.

🔗 Mun gervigreind koma í stað vörubílstjóra?
Kynntu þér hvernig sjálfkeyrandi tækni gæti haft áhrif á störf í vörubílaiðnaði.

1. Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra? Stutta, örlítið pirrandi svarið

Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra? Fyrir stjórnsýsluverkefnastjóra, kannski. Fyrir stefnumótandi, mannmiðaða verkefnastjóra, ólíklegt.

Gervigreind er þegar farin að breyta verkefnavinnu með því að sjálfvirknivæða venjubundin verkefni, hjálpa til við að greina gögn, styðja ákvarðanatöku og flýta fyrir skýrslugerðarvinnuflæði. PMI skilgreinir gervigreind sem afl sem getur hagrætt framkvæmd verkefna og lyft verkefnasérfræðingum frá taktískri afhendingu yfir í stefnumótandi áhrif.

Þannig að sagan sem kemur í staðinn er ekki „gervigreind gegn verkefnastjórnun“. Hún er frekar eins og:

• Gervigreind kemur í stað endurtekinnar verkefnastjórnunar.

• Gervigreind aðstoðar við skipulagða ákvarðanatöku.

• Gervigreind gerir það erfiðara að fela veik samskipti.

• Gervigreind eykur væntingar um hraða og skýrleika.

• Gervigreind umbunar verkefnastjórum sem skilja stefnumótun, fólk og kerfi.

Þetta síðasta skiptir máli. Miðlungs forstöðumaður sem sendir aðeins uppfærslur áfram og spyr: „Eru einhverjir hindranir?“ á hverjum fundi er í vandræðum. Því miður, en já. Forstöðumaður sem getur samstillt stjórnendur, stjórnað áhættu, haft áhrif á teymi, tekist á við óvissu og breytt viðskiptamarkmiðum í samhæfðar aðgerðir? Sá einstaklingur verður verðmætari, ekki minna. Í hljóðlátri snúningi gæti gervigreind gert það auðveldara að koma auga á frábæra forstöðumenn.

2. Hvað gerir gott svar við spurningunni „Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra?“ 🤔

Gott svar við spurningunni „Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra?“ verður að aðgreina starfsheitið frá verkinu sjálfu.

Verkefnastjórnun er ekki eitt. Það er safn af verkefnum, þar á meðal:

• Skipulagning

• Áætlanagerð

• Fjárhagsáætlunareftirlit

• Áhættustýring

• Samskipti við hagsmunaaðila

• Fundarstjórnun

• Lausn átaka

• Samræming auðlinda

• Skýrslugerð

• Ákvörðunarstuðningur

• Breytingastjórnun

• Stjórnun birgja og ósjálfstæðis

• Liðsstjórn

Gervigreind getur hjálpað við margt af þessu. Sumt getur hún gert ótrúlega vel. Gefðu því fundargögn og það getur dregið saman ákvarðanir. Gefðu því flókna áhættuskrá og það getur flokkað mál. Biddu það um að semja uppfærslu til hagsmunaaðila og það getur framleitt eitthvað sæmilegt, kannski jafnvel of fágað, eins og hótelanddyri sem þykist vera stefnuskjal.

En verkefnastjórnun er líka tilfinningavinna. Það er dómgreind í óvissu. Það er að skilja hvers vegna teymi segir „í lagi“ þegar ekkert er í lagi. Það er að vita hvenær töf er tæknileg, pólitísk, fjárhagsleg eða einfaldlega mannleg.

Þannig að gott svar er ekki dramatískt. Það er marglaga: Gervigreind mun skipta út verkefnum, endurskipuleggja hlutverk og hækka staðalinn. Það mun ekki með töfrum taka ábyrgð.

3. Samanburðartafla: Gervigreind vs. verkefnastjórar í raunverulegri verkefnavinnu 📊

Verkefnavinnusvæði	Það sem gervigreind getur gert vel	Það sem verkefnastjórar eiga enn	Skiptiáhætta
Stöðuskýrslugerð	Drög að uppfærslum, draga saman framvindu, greina upplýsingar sem vantar	Ákveðið hvað skiptir máli, skilgreinið áhættu pólitískt	Hátt fyrir grunnskýrslugerð
Áætlanagerð	Leggja til tímalínur, merkja árekstra, meta tengsl	Semja um málamiðlanir, takast á við raunverulegar takmarkanir	Miðlungs
Fundargögn	Skrá aðgerðir, ákvarðanir, eigendur - yfirleitt hratt	Skýra merkingu, véfengja óljósar skuldbindingar	Hátt fyrir glósutöku
Áhættustýring	Finna mynstur, leggja til mótvægisaðgerðir	Dæmdu alvarleika, stigmagnaðu á réttum tíma	Miðlungs
Hagsmunaaðilastjórnun	Drög að tölvupósti, skipta áhorfendum í sundur	Byggðu upp traust, haft áhrif, lestu herbergið	Lágt
Fjárhagsáætlunareftirlit	Fylgjast með frávikum, taka saman útgjöld	Gerðu málamiðlanir, verjið fjárfestingarkosti	Miðlungs
Liðsstjórn	Leggja til innritun og fyrirmæli	Hvetja, vernda, þjálfa, opna fyrir bann við fólki	Lágt
Stefnumótun	Tengja markmið við verkefni, búa til ramma	Áskora forgangsröðun, tengja stjórnmál við framkvæmd	Lítið, en ekki núll

Takið eftir mynstrinu. Gervigreind virkar vel þegar verkið er skipulagt, endurtekningarhæft og gagnaþungt. Manneskjur skipta mestu máli þegar vinnan er tvíræð, tilfinningaþrungin, pólitísk eða háð miklum áhættuþáttum.

Og verkefnavinna er í grundvallaratriðum eins og tvíræð samloka með fundum ofan á. 🥪

4. Verkefni verkefnastjórnunar sem gervigreind mun líklega taka við

Verum hreinskilin: mörg verkefni í framkvæmdastjórnun eru leiðinleg. Nauðsynleg, vissulega, en leiðinleg. Gervigreind kemur verst út fyrir þau.

Sjálfvirkustu verkefnin í verkefnastjórnun eru meðal annars:

• Að gera fyrstu drög að verkefnaáætlunum

• Að taka saman fundarupptökur

• Að semja vikulegar stöðuskýrslur

• Uppfærsla á RAID-skrám

• Flokkun áhættu og vandamála

• Að skrifa eftirfylgnitölvupósta

• Að búa til kynningarfundi fyrir hagsmunaaðila

• Athugun á verkefnatengdum tengslum

• Þýða uppfærslur á verkefnum fyrir mismunandi markhópa

• Að búa til einfaldar mælaborð

• Að bera saman raunverulegan árangur við áætlaða áfanga

Leiðbeiningar PMI um verkefnastjórnun gervigreindar leggja áherslu á sjálfvirkni, gagnagreiningu, snjalla aðstoð og ákvarðanatökustuðning sem lykilþætti sem gervigreind er að breyta starfsgreininni.

Það þýðir að hlutverk „stjórnsýsluþunga forstöðumannsins“ er að verða kreist. Ekki horfið á einni nóttu. Kreist. Eins og sítróna í fjárhagsáætlunarendurskoðun.

Þegar aðalgildið er að safna handvirkt uppfærslum frá tíu manns og líma þær inn í glærusýningu, þá getur gervigreind þegar gert hluta af því. Kannski ekki fullkomlega. En nógu vel til að vekja upp spurninguna: hvers vegna eyðir manneskja hálfum degi í að forsníða rauð-gul-græna reiti?

Svarið var áður „vegna þess að einhver verður að gera það.“ Nú er svarið „kannski gerir vélmennið það.“

5. Verkefnastjórnunarhæfni sem gervigreind á erfitt með að skipta út 🧠

Hér eru enn alvarleg vandamál fyrir verkefnastjóra.

Gervigreind ber ekki raunverulega ábyrgð. Hún hefur ekki pólitískar afleiðingar. Hún skilur ekki traust á sama hátt og menn gera. Hún getur greint tilfinningar, vissulega, en hún finnur ekki fyrir vandræðalegri þögn eftir að fjármálastjórinn spyr hvers vegna afhendingardagsetningin hafi verið færð aftur.

Hæfni sem gervigreind á erfitt með að skipta út er meðal annars:

• Áhrif framkvæmdavaldsins

• Lausn átaka

• Samningaviðræður

• Siðferðileg dómgreind

• Forgangsröðun undir álagi

• Liðsandinn í Reading

• Meðhöndlun tvíræðni

• Þjálfun afhendingarteyma

• Vernda fókus

• Að segja nei án þess að sprengja sambönd

• Að skilja skipulagsstjórnmál

Alþjóðaefnahagsráðsins um vinnuafl og færni bendir stöðugt til blöndu af tæknilegri færni og mannlegri getu, þar sem vinnuveitendur leggja áherslu á færni eins og greiningarhugsun, seiglu, sveigjanleika, forystu og félagsleg áhrif.

Þetta er frábær vísbending. Öruggasti forsætisráðherrann er ekki sá sem forðast gervigreind. Hann er sá sem sameinar færni í gervigreind við dómgreind, samskipti og forystu.

Verkefnastjórar sem geta notað gervigreind til að vinna hraðar en samt sem áður verið djúpt mannlegir verða hættulegir á góðan hátt. Þeir geta undirbúið betur fundi, spurt skarpari spurninga, greint áhættu fyrr og eytt minni tíma í að glíma við stjórnunarlegt rugl. Það felst sérstakt frelsi í því.

6. Af hverju „gervigreind kemur í stað verkefnastjóra“ er rangt rammaverk

Setningin „Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra?“ er grípandi en hún er svolítið brengluð. Betri spurningin er þessi: hvaða hlutar verkefnastjórnunar verða sjálfvirkir og hvaða hlutar verða verðmætari?

Því vinna hverfur yfirleitt ekki hreint. Hún stökkbreytist.

Hugsið um töflureikna. Þeir fjarlægðu ekki fjármálasérfræðinga. Þeir breyttu því hvernig góð fjármálavinna leit út. Skyndilega skipti handvirk reikningslist minna máli og líkön, túlkun og viðskiptasamstarf skipti meira máli.

Gervigreind gæti gert eitthvað svipað og verkefnastjórnun.

Forsætisráðherra framtíðarinnar gæti eytt minni tíma í:

• Að elta uppfærslur á verkefnum

• Snið skýrslur

• Endurskrifa glósur

• Að smíða grunn sniðmát

• Að leita í gegnum gömul skilaboð

• Handvirk samanburður á áskriftum

Og meiri tími:

• Að samræma forystu

• Að bæta gæði ákvarðana

• Að stjórna núningi milli starfsgreina

• Hönnun afhendingarkerfa

• Að þjálfa teymi í gegnum breytingar

• Að þýða stefnu í framkvæmd

• Stjórnun verkferla með aðstoð gervigreindar

McKinsey hefur metið að gervigreind og önnur sjálfvirknitækni gætu stuðlað verulega að framleiðnivexti, en jafnframt krafist þess að starfsmenn læri nýja færni og í sumum tilfellum skipta um starf.

Þetta er hinn alvarlegi en mikilvægi sannleikur. Gervigreind útrýmir ekki bara vinnu. Hún endurdreifir fyrirhöfn. Stundum grimmilega, stundum fallega, oft bæði.

7. Verkefnastjórarnir sem eru í mestri hættu 😬

Sumir forsætisráðherrar eru berskjaldaðri en aðrir.

Verkefnastjórarnir sem eru í mestri áhættu eru yfirleitt þeir sem:

• Aðallega starfa sem fundarstjóri

• Forðastu erfiðar samræður

• Treysta á sniðmát án þess að skilja samhengið

• Tilkynna upplýsingar en túlka þær sjaldan

• Að auka allt í stað þess að leysa eitthvað

• Skil ekki viðskiptahugmyndina

• Get ekki útskýrt ágreininginn skýrt

• Að standa gegn því að læra gervigreindartól

• Fela sig á bak við ferli þegar dómgreind er nauðsynleg

Þetta er hart en ekki meint sem móðgun. Margar stofnanir þjálfuðu forstöðumenn í þetta horn. Þær umbunuðu stöðuuppfærslum, stjórnarháttum og því að „fylgja ferlinu“ frekar en árangri. Svo virtust allir hissa þegar forstöðumenn urðu að töflureiknahirðum.

Gervigreind verður ekki góð við töflureiknahirða. 🐑

Þegar dagatal forsætisráðherra er fullt en sjaldan er spurt um dómgreind hans, þá er það viðvörunarmerki. Framtíðin tilheyrir forsætisráðherra sem geta svarað spurningum eins og:

• Hvaða ákvörðun þarf?

• Hver þarf að hafa áhrif á?

• Hvaða áhættu er verið að vanmeta?

• Hvaða ósjálfstæði er fölskt samanborið við raunverulegt?

• Hvaða málamiðlun erum við að þykjast ekki sjá?

• Hvað þýðir velgengni fyrir fyrirtækið?

Þetta eru ekki spurningar sem maður þarf að smella á hnappa. Þetta eru spurningar um leiðtogahlutverk.

8. Verkefnastjórarnir sem munu dafna með gervigreind 🚀

Þeir forsætisráðherrar sem dafna munu nota gervigreind eins og rafmagnsverkfæri, ekki persónuleikauppbót.

Sterkir verkefnastjórar með gervigreind munu:

• Notaðu gervigreind til að semja og beita síðan dómgreind

• Smíða betri áhættulíkön

• Búa til skýrari skilaboð til hagsmunaaðila

• Sjálfvirk endurtekin skýrslugerð

• Spyrðu betri spurninga um verkefnagögn

• Haltu þéttari fundum

• Berðu saman atburðarás hraðar

• Fylgstu með ákvörðunum á samræmdari hátt

• Greinið falda ósjálfstæði

• Breyttu lærdómnum í endurnýtanlegar leikbækur

Rannsóknir Microsoft á gervigreind sem miða að vinnu hafa ýtt undir hugmyndina um samvinnu manna og starfsmanna, þar sem fólk samræmir sig í auknum mæli við gervigreindarkerfi sem hluta af daglegum vinnuflæðum og skipulagshönnun.

Þetta hefur mjög augljóst sjónarhorn verkefnastjórnunar. Verkefnastjórar samhæfa nú þegar fólk, verkefni, tengsl, fresta, fjárhagsáætlanir og verkfæri. Með því að bæta gervigreindaraðilum við þá blöndu geta verkefnastjórar orðið skipuleggjendur bæði mannlegrar og stafrænnar vinnu.

Góður forsætisráðherra gæti fljótlega spurt:

• Hvaða verkefni ættu menn að taka að sér?

• Hvaða verkefni ætti gervigreind að semja?

• Hvaða niðurstöður þarfnast mannlegrar yfirferðar?

• Hvar gæti gervigreind skapað áhættu?

• Hvernig endurskoðum við ráðleggingar sem eru búnar til með gervigreind?

• Hvaða gögn ættu ekki að vera færð inn í kerfið?

• Hvernig höldum við ábyrgð skýrri?

Þetta er ekki minni verkefnastjórnun. Þetta er meiri verkefnastjórnun, með auka vírum sem standa út.

9. Hvernig gervigreind breytir PMO

Verkefnastjórnunarskrifstofan er líka að breytast. Hægt á sumum stöðum, mjög hratt á öðrum.

Hefðbundin verkefnastjórnunarfyrirtæki einbeita sér oft að:

• Stjórnarhættir

• Aðferðafræði

• Sniðmát

• Skýrslugerð um eignasafn

• Auðlindamælingar

• Staðlar

• Fylgni

• Eftirlit með afhendingu

Gervigreind getur bætt allt þetta, en hún getur líka látið gamlar PMO-venjur líta sársaukafullt hægar út.

Verkefnastjórnunarkerfi sem byggir á gervigreind getur:

• Komdu auga á áhættu í eignasafni fyrr

• Staðla skýrslugerð sjálfkrafa

• Berðu saman stöðu verkefnis milli teyma

• Greina tvítekið verk

• Yfirlit yfir stjórnunarmælaborð

• Mæla með breytingum á auðlindum

• Greina lærdóminn

• Búa til betri spálíkön

• Hjálpa teymum að fylgja léttum stjórnarháttum

En það er gildra. Verkefnastjóri sem notar gervigreind eingöngu til að búa til fleiri skýrslur er bara að setja eldflaugar í skjalaskáp. Áhrifamikið, en aðallega sorglegt. 🚀🗄️

Bestu verkefnastjórarnir munu nota gervigreind til að draga úr hávaða, ekki auka hann. Þeir munu einfalda stjórnarhætti, bæta ákvarðanatökuhraða og hjálpa leiðtogum að einbeita sér að þeim fáu verkefnamerkjum sem skipta mestu máli.

10. Hvað fyrirtæki munu búast við af verkefnastjórum næst

Fyrirtæki munu vænta meira af forstöðumönnum, ekki minna. Það hljómar ósanngjarnt, því það er það. En þú veist hvernig það er.

Þar sem gervigreind sér um meira stjórnunarlegt afköst gætu stjórnendur hætt að vera hrifnir af fáguðum skjölum. Skýr stöðuskýrsla verður grunnurinn. Hin raunverulega spurning verður: hvaða innsýn bættir þú við?

Framtíðarbúnir forsætisráðherrar verða væntanlega:

• Að skilja afhendingartæki sem eru studd af gervigreind

• Staðfesta úttak gervigreindar

• Verndaðu viðkvæm verkefnisgögn

• Miðla óvissu skýrt

• Tengja afhendingu við viðskiptagildi

• Taka á breytingaþreytu

• Leiða blönduð vinnuflæði milli manna og gervigreindar

• Bæta gæði ákvarðanatöku

• Taka á siðferðilegum og stjórnarháttum

Vinnumálastofnun Bandaríkjanna spáir enn vexti fyrir sérfræðinga í verkefnastjórnun, sem er verðmæt mótvægi við frásögnina um hörmungar. Eftirspurnin er ekki að hverfa á einfaldan hátt, jafnvel þótt vinnan breytist.

Svo nei, markaðsboðið er ekki „pakkaðu þessu saman, einkaskilaboðar“. Það er nær að „uppfæra hlutverkið áður en einhver annar uppfærir það fyrir þig“

Lítill munur. Miklar afleiðingar.

11. Hvernig verkefnastjórar geta verið viðeigandi á vinnustað þar sem gervigreind er mikil 🛠️

Hér er verklegi hlutinn. Engin hvatningarkonfettí, bara gagnlegar hreyfingar.

Til að vera áfram viðeigandi ættu verkefnastjórar að byggja upp styrk á fjórum sviðum.

Gervigreindarhæfni

Þú þarft ekki að verða vélanámsverkfræðingur. En þú ættir að skilja:

• Hvetja

• Takmarkanir gervigreindar

• Persónuvernd gagna

• Hætta á ofskynjunum

• Sjálfvirkni vinnuflæðis

• Skýrslugerð með aðstoð gervigreindar

• Samþætting verkfæra

• Mannleg endurskoðunarferli

Viðskiptahæfileikar

Það er erfiðara að skipta út forstjóra sem skilur reksturinn. Lærðu:

• Áhrif tekna

• Kostnaðardrifkraftar

• Niðurstöður viðskiptavina

• Takmarkanir á rekstrarlíkani

• Stefnumótandi forgangsröðun

• Vöru- eða þjónustuhagfræði

Mannleg forysta

Þetta er það stóra. Bæta:

• Aðstoð

• Meðhöndlun átaka

• Samningaviðræður

• Stjórnendasamskipti

• Þjálfun

• Virk hlustun

• Kortlagning hagsmunaaðila

• Breytingastjórnun

Afhendingargreind

Farðu lengra en bara að „fylgja eftir vinnu“. Skildu:

• Agile, foss- og blendingsafhending

• Áhættuáætlun

• Stjórnun á ósjálfstæði

• Áætlanagerð um afkastagetu

• Skipti á eignasafni

• Stjórnunarhönnun

• Ákvörðunarskrár

• Ávinningur af ávinningi

Í grundvallaratriðum, vertu sá sem veit hvað ætti að gerast næst og hvers vegna. Gervigreind getur hjálpað þér að komast þangað hraðar, en hún getur ekki að fullu verið sá einstaklingur fyrir fyrirtækið.

12. Raunhæf framtíð: Gervigreind sem aðstoðarmaður, greinandi og pirrandi snillingur í starfsnámi 🤖

Raunhæfasta framtíðin er ekki að gervigreind komi í stað allra verkefnastjóra. Hún er að verða sá aðstoðarmaður sem er alltaf til staðar og skrifar drög, athugar, dregur saman, greinir, nöldrar, spáir og stundum býr til bull af miklu öryggi.

Svo meðhöndlið gervigreind eins og pirrandi snilling í starfsnámi:

• Hratt, en þarfnast eftirlits

• Hagnýtt, en ekki ábyrgt

• Skapandi, en stundum rangt

• Óþreytandi, en samhengisblindur

• Áhrifamikil, en ekki pólitískt meðvituð

Þessi rammi hjálpar. Þú myndir ekki láta starfsnema taka ákvarðanir um fjárhagsáætlun, sjá um reiðan viðskiptavin án stuðnings eða segja verkfræðingum að breyta umfangi án þess að athuga það. Það sama á við um gervigreind.

Notaðu það. Vörðu því. Staðfestu það. Ekki dýrka það.

Verkefnastjórinn ber ábyrgð á mati, samræmingu og niðurstöðum. Og satt að segja eru þetta þeir þættir sem alltaf skiptu mestu máli.

13. Lokaorð: Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra?

þá koma í stað verkefnastjóra? Ekki þeirra góðu. En hún mun koma í stað latra verkefnastjórnunarvenja, endurtekinna stjórnunarstarfa og hlutverka sem aðallega eru byggð upp í kringum samhæfingarleikhús.

Gervigreind mun gera verkefnavinnu hraðari, sjálfvirknivæðari og gagnarauðari. Hún mun einnig gera mannlega dómgreind sýnilegri. Það er óþægilegt, en líka svolítið spennandi.

Þeir verkefnastjórar sem dafna verða þeir sem hætta að spyrja: „Hvernig vernda ég gömlu verkefnin mín?“ og byrja að spyrja: „Hvernig skapa ég meira virði nú þegar leiðinlegu verkefnin eru orðin auðveldari?“

Það er breytingin.

Gervigreind mun ekki skipta sér af vottun þinni, uppáhaldssniðmátinu þínu eða þeirri staðreynd að stöðutöflurnar þínar innihalda sautján flipa. Hún mun, á sinn kalda, kaldhæðna hátt, skipta máli fyrir mynstur, afköst og hraða. Fyrirtæki munu þó enn þurfa fólk sem getur leitt flókna einstaklinga í gegnum flóknar breytingar.

Og það er þar sem sterkir verkefnastjórar vinna enn. 📌

Stutt samantekt ✅

Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra? Gervigreind mun koma í stað hluta verkefnastjórnunar, sérstaklega skýrslugerðar, áætlanagerðar, fundargerða og grunnsamræmingar. Hún mun ekki að fullu koma í stað verkefnastjóra sem koma með forystu, dómgreind, áhrif hagsmunaaðila, viðskiptaskilning og ábyrgð.

Öruggasti forsætisráðherrann er ekki á móti gervigreind. Öruggasti forsætisráðherrann er læs á gervigreind, meðvitaður um viðskipti, tilfinningalega greindur og nógu hugrakkur til að taka erfiðar ákvarðanir þegar mælaborðið lítur vel út en verkefnið logar hljóðlega. 🔥

Raunverulegt dæmi: Að nota gervigreind sem aðstoðarflugmann við hugbúnaðarútgáfu

Atburðarás

Ímyndaðu þér verkefnastjóra sem leiðir sex mánaða innleiðingu á nýjum þjónustuvettvangi fyrir viðskiptavini. Verkefnið felur í sér þjónustufulltrúa, upplýsingatækni, öryggismál, fjármál, lögfræði, þjálfun og utanaðkomandi innleiðingaraðila. Mjög eðlilegt. Mjög flókið.

Forsætisráðherrann er ekki að reyna að láta gervigreind „stýra verkefninu“. Það væri hugrakkur á sama hátt og það væri hugrakkur að gefa smábarn kreditkort fyrirtækisins. Í staðinn nota þeir gervigreind til að draga úr stjórnunarálagi: taka saman fundi, semja uppfærslur, kanna áhættu, breyta grófum glósum í aðgerðaskrár og koma auga á óljóst eignarhald.

Forsætisráðherrann hefur enn ákvarðanirnar. Hann ákveður hvenær á að auka álagið, hvernig á að skilgreina slæmar fréttir, hvaða áhættur eru pólitískt viðkvæmar og hvenær „minniháttar töf“ er í raun upphaf að báli.

Það sem aðstoðarmaðurinn þarfnast

Til að geta aðstoðað rétt þarf gervigreindaraðstoðarmaðurinn hreint og takmarkað verkefnissamhengi, svo sem:

• Verkefnisskrá eða viðskiptaáætlun á einni síðu

• Núverandi áfangaáætlun

• RAID-skrá

• Listi yfir hagsmunaaðila og samskiptareglur

• Fundarrit eða minnispunktar

• Ákvörðunarskrá

• Opnar aðgerðir með eigendum og dagsetningum

• Allar reglur um trúnaðargögn, nöfn viðskiptavina, fjárhagsáætlanir eða öryggismörk

Forsætisráðherra ætti ekki að henda öllum einkaskjölum inn í tólið. Viðkvæm gögn þarfnast enn verndar. Notið samantektir, nafnlausar upplýsingar eða samþykkt innri gervigreindartól eftir þörfum.

Dæmi um leiðbeiningar

Þú ert að aðstoða verkefnastjóra við innleiðingu á þjónustuvettvangi fyrir viðskiptavini. Notaðu verkefnisglósurnar hér að neðan til að búa til: 1. Hnitmiðaða vikulega stöðuuppfærslu fyrir hagsmunaaðila í stjórnunarstöðu 2. Lista yfir aðgerðir sem eru of seinar eða óljósar 3. Allar áhættur sem þarfnast endurskoðunar verkefnastjóra 4. Spurningar sem verkefnastjóri ætti að spyrja fyrir næsta stýrifund Reglur: - Ekki finna upp dagsetningar, eigendur, ákvarðanir eða framvindu. - Merktu vantar upplýsingar skýrt sem „Þarfnast staðfestingar“. - Haltu uppfærslu stjórnenda undir 180 orðum. - Aðgreindu staðreyndir frá tillögum. - Merktu allt sem gæti þurft að auka mál.

Góð vs slæm gervigreindarúttak

Slæm úttak segir:

„Verkefnið gengur vel, en það eru minniháttar áhættur varðandi þjálfun og tæknilega undirbúning.“

Þetta hljómar vel, en það gefur forsætisráðherranum nánast ekkert til að vinna með. Áhættan í tengslum við þjálfunina er óljós. Tæknileg færni á sér engan eiganda. „Minniháttar“ á sér enga skýra uppsprettu.

Betri útkoma segir:

„Þjálfun lokið er 42% samanborið við 70% markmið fyrir föstudag. Þarf staðfestingu: hvort teymisleiðtogar hafi samþykkt aukaþjálfun. Möguleg aukning: ef þjálfunin er enn undir 60% fyrir mánudag, gæti fjöldi stuðnings við upphaf þjálfunar aukist.“

Það gefur forsætisráðherranum eitthvað sem hann getur brugðist við.

Hvernig á að prófa það

Áður en aðstoðarmaðurinn treystir á hann ætti hann að prófa hann með óþægilegum, raunhæfum innsláttaraðferðum:

• Gefðu því gróf fundargerð og athugaðu hvort það greini ákvarðanir frá tilfallandi athugasemdum.

• Taktu með eiganda aðgerðar sem vantar og sjáðu hvort hann býr til einn eða flaggar eyðuna.

• Bættu við tveimur dagsetningum sem stangast á við og athugaðu hvort það taki eftir þeim.

• Biddu það um að skrifa bæði uppfærslu fyrir stjórnendur og teymið og berðu síðan saman hvort tónninn breytist á viðeigandi hátt.

• Færðu það inn í gamla áhættuskrá og athugaðu hvort það varar við því að upplýsingarnar gætu verið úreltar.

Markmiðið er ekki fullkomnun. Markmiðið er að komast að því hvar tólið hjálpar, hvar það giskar og hvar forstöðumaðurinn þarf að hafa trausta stjórn.

Hvað getur farið úrskeiðis

Stærsta hættan er falskt traust. Gervigreind getur framleitt fágaðar uppfærslur sem fela hljóðlega óvissu, vantar eigendur, úrelt gögn eða pólitískt viðkvæm mál.

Algeng mistök eru meðal annars:

• Að meðhöndla samantektir gervigreindar sem staðreyndir án þess að athuga heimildirnar

• Að láta gervigreind draga úr alvarlegum áhættum þar til þær hljóma skaðlausar

• Að miðla trúnaðarupplýsingum um viðskiptavini, starfsmenn eða fjárhagsáætlun án samþykkis

• Að nota eina almenna fyrirmæli fyrir alla hagsmunaaðilahópa

• Að gleyma því að „skýr skrif“ er ekki það sama og „góð dómgreind“

• Að leyfa gervigreind að mæla með ákvörðunum án þess að mannlegur aðili fari yfir málamiðlanirnar

Þetta er þar sem verkefnastjórinn þénar sitt. Aðstoðarmaðurinn getur undirbúið herbergið. Verkefnastjórinn þarf samt að lesa það.

Hagnýtt skyndibita

Fyrir verkefnastjóra virkar gervigreind best sem aðstoðarverktaki verkefnisins: hann er fljótur að skipuleggja upplýsingar, semja uppfærslur og greina mynstur, en ber ekki ábyrgð á niðurstöðunni. Verkefnastjóri sem notar gervigreind vel getur eytt minni tíma í að forsníða stöðuglærur og meiri tíma í að vinna verk sem gervigreind getur ekki ráðið yfir: dómgreind, stigvaxandi verkefni, traust, áhrif og ábyrgð á afhendingu.

Raunverulegt dæmi: Að nota gervigreind sem aðstoðarflugmann við hugbúnaðarútgáfu

Atburðarás

Ímyndaðu þér verkefnastjóra sem leiðir sex mánaða innleiðingu á nýjum þjónustuvettvangi fyrir viðskiptavini. Verkefnið felur í sér þjónustufulltrúa, upplýsingatækni, öryggismál, fjármál, lögfræði, þjálfun og utanaðkomandi innleiðingaraðila. Mjög eðlilegt. Mjög flókið.

Forsætisráðherrann er ekki að reyna að láta gervigreind „stýra verkefninu“. Það væri hugrakkur á sama hátt og það væri hugrakkur að gefa smábarn kreditkort fyrirtækisins. Í staðinn nota þeir gervigreind til að draga úr stjórnunarlegri fyrirhöfn: taka saman fundi, semja uppfærslur, kanna áhættu, breyta grófum glósum í aðgerðaskrár og koma auga á óljóst eignarhald.

Forsætisráðherrann hefur enn ákvarðanirnar. Hann ákveður hvenær á að auka álagið, hvernig á að skilgreina slæmar fréttir, hvaða áhættur eru pólitískt viðkvæmar og hvenær „minniháttar töf“ er í raun fyrsta neistinn í báli.

Það sem aðstoðarmaðurinn þarfnast

Til að geta aðstoðað rétt þarf gervigreindaraðstoðarmaðurinn hreint og takmarkað verkefnissamhengi, svo sem:

Verkefnisskrá eða viðskiptaáætlun á einni síðu

Núverandi áfangaáætlun

RAID-skrá

Listi yfir hagsmunaaðila og samskiptareglur

Fundarrit eða minnispunktar

Ákvörðunarskrá

Opnar aðgerðir með eigendum og dagsetningum

Allar reglur um trúnaðargögn, nöfn viðskiptavina, fjárhagsáætlanir eða öryggismörk

Forsætisráðherra ætti ekki að henda öllum einkaskjölum inn í tólið. Viðkvæm gögn þarfnast enn verndar. Notið samantektir, nafnlausar upplýsingar eða samþykkt innri gervigreindartól eftir þörfum.

Dæmi um leiðbeiningar

Þú ert að aðstoða verkefnastjóra við innleiðingu á þjónustuvettvangi fyrir viðskiptavini.

Notaðu verkefnisglósurnar hér að neðan til að búa til:

1. Stutt vikuleg stöðuuppfærsla fyrir eldri hagsmunaaðila

2. Listi yfir of seint tímabærar eða óljósar aðgerðir

3. Allar áhættur sem þarfnast endurskoðunar á verkefnastjóra

4. Spurningar sem forsætisráðherra ætti að spyrja fyrir næsta stýrifund

Reglur:

• Ekki finna upp dagsetningar, eigendur, ákvarðanir eða framfarir.

• Merktu upplýsingar sem vantar greinilega sem „Þarfnast staðfestingar“.

• Haltu uppfærslu stjórnenda undir 180 orðum.

• Aðskiljið staðreyndir frá ráðleggingum.

• Merktu við allt sem gæti þurft að auka umfjöllun.

Góð vs slæm gervigreindarúttak

Slæm úttak segir:

„Verkefnið gengur vel, en það eru minniháttar áhættur varðandi þjálfun og tæknilega undirbúning.“

Þetta hljómar vel, en það gefur forsætisráðherranum nánast ekkert til að vinna með. Áhættan í tengslum við þjálfunina er óljós. Tæknileg færni á sér engan eiganda. „Minniháttar“ á sér enga skýra uppsprettu.

Betri útkoma segir:

„Þjálfun lokið er 42% samanborið við 70% markmið fyrir föstudag. Þarf staðfestingu: hvort teymisleiðtogar hafi samþykkt aukaþjálfun. Möguleg aukning: ef þjálfunin er enn undir 60% fyrir mánudag, gæti fjöldi stuðnings við upphaf þjálfunar aukist.“

Það gefur forsætisráðherranum eitthvað sem hann getur brugðist við.

Hvernig á að prófa það

Áður en aðstoðarmaðurinn treystir á hann ætti hann að prófa hann með óþægilegum, raunhæfum innsláttaraðferðum:

Gefðu því gróf fundargerð og athugaðu hvort það greini ákvarðanir frá tilfallandi athugasemdum.

Taktu með eiganda aðgerðar sem vantar og sjáðu hvort hann býr til einn eða flaggar eyðuna.

Bættu við tveimur dagsetningum sem stangast á við og athugaðu hvort það taki eftir þeim.

Biddu það um að skrifa bæði uppfærslu fyrir stjórnendur og teymið og berðu síðan saman hvort tónninn breytist á viðeigandi hátt.

Færðu það inn í gamla áhættuskrá og athugaðu hvort það varar við því að upplýsingarnar gætu verið úreltar.

Markmiðið er ekki fullkomnun. Markmiðið er að finna hvar tólið hjálpar, hvar það giskar og hvar forstöðumaðurinn þarf að hafa trausta stjórn.

Niðurstaða

Dæmigert niðurstaða: byggt á tímasetningu fimm venjubundinna verkefnastjórnunarverkefna fyrir og eftir notkun verkflæðisins.

Áður en gervigreind var notuð eyddi forstöðumaðurinn um 4 klukkustundum og 20 mínútum í hverri viku í að færa fundargögn, uppfærslur á aðgerðum, áhættubreytingar og athugasemdir hagsmunaaðila í vikulegt stöðupakka.

Eftir að hafa notað gervigreind fyrir fyrstu drög tók sama vikulega stjórnunarferlið um 1 klukkustund og 35 mínútur:

Yfirlit yfir fundargögn: 60 mínútur styttar í 15 mínútur

Drög að uppfærslu fyrir hagsmunaaðila: 45 mínútur styttar í 12 mínútur

Hreinsun á RAID-skrá: 55 mínútur styttar í 25 mínútur

Eftirfylgnilisti aðgerða: 40 mínútur styttar í 13 mínútur

Undirbúningur stýrifundar: 80 mínútur styttar í 30 mínútur

Það er áætlaður sparnaður upp á 2 klukkustundir og 45 mínútur á viku, eða um það bil 11 klukkustundir á mánuði.

Forstjórinn kannaði gæði með því að fara yfir 30 aðgerðarliði sem gerð voru með gervigreind samanborið við upprunalegu athugasemdirnar. Tuttugu og sjö voru rétt, tveir þurftu skýrari eigendur og einn hafði rangan gjalddaga. Þetta gefur hagnýta viðvörun: Gervigreind sparaði tíma, en mannleg yfirferð greindi samt 10% vandamálahlutfall áður en nokkuð var sent.

Hvað getur farið úrskeiðis

Stærsta hættan er falskt traust. Gervigreind getur framleitt fágaðar uppfærslur sem fela hljóðlega óvissu, vantar eigendur, úrelt gögn eða pólitískt viðkvæm mál.

Algeng mistök eru meðal annars:

Að meðhöndla samantektir gervigreindar sem staðreyndir án þess að athuga heimildirnar

Að láta gervigreind draga úr alvarlegum áhættum þar til þær hljóma skaðlausar

Að miðla trúnaðarupplýsingum um viðskiptavini, starfsmenn eða fjárhagsáætlun án samþykkis

Að nota eina almenna fyrirmæli fyrir alla hagsmunaaðilahópa

Að gleyma því að „skýr skrif“ er ekki það sama og „góð dómgreind“

Að leyfa gervigreind að mæla með ákvörðunum án þess að mannlegur aðili fari yfir málamiðlanirnar

Þetta er þar sem verkefnastjórinn þénar sitt. Aðstoðarmaðurinn getur undirbúið herbergið. Verkefnastjórinn þarf samt að lesa það.

Hagnýtt skyndibita

Fyrir verkefnastjóra virkar gervigreind best sem aðstoðarverktaki verkefnisins: hann er fljótur að skipuleggja upplýsingar, semja uppfærslur og greina mynstur, en ber ekki ábyrgð á niðurstöðunni. Verkefnastjóri sem notar gervigreind vel getur eytt minni tíma í að forsníða stöðuglærur og meiri tíma í að vinna verk sem gervigreind getur ekki ráðið yfir: dómgreind, stigvaxandi verkefni, traust, áhrif og ábyrgð á afhendingu.

Algengar spurningar

Mun gervigreind koma alveg í stað verkefnastjóra?

Gervigreind muni líklega ekki koma alveg í stað sterkra verkefnastjóra, sérstaklega þeirra sem leiða fólk, stjórna óvissu og hafa áhrif á hagsmunaaðila. Hún getur komið í staðinn fyrir eða dregið úr endurteknum verkefnastjórnunarstörfum eins og fundargerðum, stöðuskýrslum, aðstoð við áætlanagerð og grunnsamhæfingu. Stærsta breytingin er sú að verkefnastjórar verða væntanlegar til að koma með meiri dómgreind, viðskiptalegt samhengi og forystu, frekar en að einfaldlega færa upplýsingar frá einum stað til annars.

Hvaða verkefnastjórnunarverkefni getur gervigreind sjálfvirknivætt?

Gervigreind getur hjálpað til við að sjálfvirknivæða fyrstu drög að verkefnaáætlunum, fundaryfirlit, vikulegar uppfærslur, uppfærslur á RAID-skrám, eftirfylgnitölvupósta, yfirlit yfir mælaborð og tengslaathuganir. Þessi verkefni eru yfirleitt skipulögð, endurtakanleg og gagnaþung. Verkefnastjórar þurfa samt sem áður að fara yfir niðurstöðurnar, ákveða hvað skiptir máli og ganga úr skugga um að samskiptin passi við markhópinn, áhættuna og pólitíska samhengið í verkefninu.

Hvers vegna kemur gervigreind í staðinn fyrir sumar verkefnastjórnunarvinnur?

Gervigreind er að koma í stað verkefnastjórnunarstarfa þar sem mörg venjuleg verkefni í verkefnastjórnun fela í sér að safna, skipuleggja, taka saman og endursníða upplýsingar. Þetta eru svið þar sem gervigreind getur unnið hratt og samræmt. Áhættan er mest fyrir verkefnisstjórnunarstörf sem byggjast aðallega á skýrslugerð, áætlanagerð og uppfærslum. Tækifærið felst í því að eyða minni tíma í stjórnunarstörf og meiri tíma í ákvarðanir, samræmingu og afhendingu.

Hvaða verkefnastjórnunarhæfileika er erfiðast fyrir gervigreind að leysa af hólmi?

Gervigreind á í erfiðleikum með traust, dómgreind, áhrif, samningaviðræður, lausn ágreinings og að lesa aðstæður í mannlegum samskiptum. Hún getur bent á skilaboð eða greint mynstur, en hún ber ekki raunverulega ábyrgð eða skilur stjórnmál fyrirtækja á raunverulegan hátt. Verkefnastjórar sem geta tekist á við þrýsting frá stjórnendum, teymisanda, erfiðar málamiðlanir og óljósar forgangsröðun verða áfram verðmætir á vinnustöðum þar sem gervigreind er þung.

Hvernig geta verkefnastjórar haldið sér við efnið með gervigreind?

Verkefnastjórar geta haldið sér við efnið með því að öðlast þekkingu á gervigreind, styrkja viðskiptavitund, leiðtogahæfileika og skilning á afhendingu. Það þýðir að læra að nota verkfæri gervigreindar, sannreyna niðurstöður gervigreindar, vernda viðkvæm gögn og skilja takmarkanir gervigreindar. Það þýðir einnig að bæta skipulagningu, samskipti við hagsmunaaðila, áhættustýringu, stjórnun á ósjálfstæði og getu til að tengja verkefnavinnu við viðskiptagildi.

Mun gervigreind koma í stað verkefnastjóra sem aðallega sinna stjórnunarstörfum?

Gervigreind hefur líklegast áhrif á verkefnastjóra sem vinna aðallega stjórnunarlega. Ef hlutverk verkefnastjóra felst aðallega í að skipuleggja fundi, safna uppfærslum, forsníða skýrslur og áframsenda upplýsingar, þá getur gervigreind þegar séð um stóran hluta þess vinnuflæðis. Þetta þýðir ekki að allir verkefnastjórar sem vinna mikið með stjórnunarstörf hverfi, en það þýðir að hlutverkið þarf að þróast í átt að greiningu, dómgreind, samskiptum og forystu.

Hvernig mun gervigreind breyta hlutverki fjármálaráðuneytisins?

Gervigreind getur hjálpað verkefnastjórum að staðla skýrslugerð, greina áhættu í eignasafni fyrr, bera saman stöðu verkefna, greina tvítekningarvinnu, taka saman stjórnborð stjórnenda og bæta spár. Hættan er sú að nota gervigreind einfaldlega til að búa til fleiri skýrslur og hávaða. Sterkari verkefnastjórum mun nota gervigreind til að einfalda stjórnun, flýta fyrir ákvörðunum og beina leiðtogum að þeim fáu merkjum sem raunverulega skipta máli.

Getur gervigreind hjálpað verkefnastjórum að taka betri ákvarðanir?

Gervigreind getur stutt við betri ákvarðanir með því að skipuleggja verkefnagögn, bera kennsl á mynstur, leggja til áhættu, bera saman sviðsmyndir og semja ákvörðunargögn. En hún ætti ekki að vera talin vera endanleg ákvörðunartaka. Verkefnastjórar þurfa samt sem áður að meta alvarleika, skilja áhrif hagsmunaaðila, staðfesta forsendur og ákveða hvenær eigi að auka álagið. Gervigreind er verðmæt sem aðstoðarmaður og greinandi, ekki sem ábyrgðaraðili.

Hvers konar verkefnastjóri mun dafna með gervigreind?

Verkefnastjórar sem þrífast með gervigreind munu nota hana sem öflugt verkfæri, ekki í stað hugsunar. Þeir munu sjálfvirknivæða endurtekna skýrslugerð, skapa skýrari skilaboð til hagsmunaaðila, fylgjast með ákvörðunum á samræmdari hátt og greina áhættu fyrr. Þeir munu einnig vita hvenær á að véfengja niðurstöður gervigreindar, vernda viðkvæmar upplýsingar og beita mannlegri dómgreind í augnablikum sem varða stjórnmál, traust, þrýsting eða óvissu.

Er gervigreind ógn eða tækifæri fyrir verkefnastjóra?

Gervigreind er bæði ógn og tækifæri, allt eftir því hvernig verkefnastjórinn vinnur. Hún ógnar endurteknum stjórnunarvenjum og hlutverkum sem byggjast á samhæfingarleikhúsi. Hún skapar tækifæri fyrir verkefnastjóra sem geta unnið hraðar, átt skýrari samskipti og einbeitt sér að verðmætari verkefnum. Öruggasti verkefnastjórinn er með góða þekkingu á gervigreind, viðskiptavitund, tilfinningagreindur og tilbúinn að taka erfiðar ákvarðanir þegar verkefni verða óstöðug.

Heimildir

1. Verkefnastjórnunarstofnun - Skýrsla um samfélagsstýrða gervigreind og verkefnastjórnun - pmi.org

2. Alþjóðaefnahagsráðstefnan - Skýrsla um framtíð starfa 2025 - weforum.org

3. McKinsey & Company - Efnahagslegir möguleikar kynslóðar gervigreindar: Næsta framleiðnimörk - mckinsey.com

4. Microsoft - Árleg vinnuþróunarvísitala 2025 - microsoft.com

5. Vinnumálastofnun Bandaríkjanna - Sérfræðingar í verkefnastjórnun - bls.gov

Finndu nýjustu gervigreindina í opinberu versluninni fyrir gervigreindaraðstoðarmenn

Um okkur