Mun gervigreind koma í stað bókhaldara? [Myndband og spurningakeppni]

Stutt svar: Gervigreind mun ekki að fullu koma í stað bókhaldara, en hún mun taka við venjulegum verkefnum eins og að flokka færslur, skanna kvittanir, para saman bankafærslur og semja skýrslur. Þegar skrár eru óskipulagðar, reglufylgnimál eða fyrirtækjaeigendur þurfa skýrar útskýringar, er mannleg endurskoðun, mat og ábyrgð enn nauðsynleg.

Lykilatriði:

Ábyrgð: Meðhöndlið gervigreind sem aðstoðarmann, ekki sem endanlegt vald yfir skjölum.

Mannleg dómgreind: Treystu á bókhaldara vegna óljósra færslna, samhengis og hagnýtra fjárhagsákvarðana.

Ferlahönnun: Byggið upp hrein vinnuflæði þannig að sjálfvirkni styðji nákvæmni frekar en að hylja villur.

Áhrif á viðskiptavini: Haltu útskýringum einföldum svo eigendur skilji sjóðstreymi, hagnað og áhættu.

Aðlögun: Bókhaldsmenn ættu að færa sig frá gagnaslátt yfir í yfirferð, hreinsun og ráðgjöf.

1. Fljótlega svarið: Mun gervigreind koma í stað bókhaldara? ⚡

Nei, gervigreind mun ekki koma í stað bókhaldara að fullu. En hún mun koma í stað margra bókhaldsverkefna.

Sá greinarmunur skiptir máli.

Gervigreind getur þegar hjálpað til við:

• Flokkun viðskipta

• Kvittunarskönnun

• Reikningsútdráttur

• Samsvörun bankastraums

• Grunnstuðningur við afstemmingu

• Mynsturgreining kostnaðar

• Skýrslugerð

• Villugreining

• Áminningar um vinnuflæði

• Drög að samskiptum við viðskiptavini

En bókhaldarar takast samt á við hluti sem gervigreind á erfitt með, eins og:

• Að skilja flókið viðskiptaumhverfi

• Að spyrja réttra eftirfylgnisspurninga

• Að leiðrétta óljósar sögulegar heimildir

• Meðhöndlun á brúnmálum

• Að eiga samskipti við eigendur sem eru „ekki talnafólk“

• Að taka eftir því þegar eitthvað líður illa

• Ráðgjöf um hagnýtar fjárhagsvenjur

Gervigreind er eins og hraðvirkur aðstoðarmaður með reiknivélaheila og enga viðskiptaeðlishvöt. Verðmætt? Mjög. Algjörlega áreiðanlegt? Ekki alltaf. Það getur verið hæfileikaríkur starfsnemi sem stundum skráir leigugreiðslur undir „skrifstofusnakk“ 🥨.

2. Hvað gerir gott svar við spurningunni „Mun gervigreind koma í stað bókhaldara?“ 🧠

Gott svar verður að aðgreina verkefni frá hlutverkum.

Það er allur tilgangurinn.

Gervigreind getur komið í stað verkefna. Hún á erfitt með að koma í stað ábyrgðar.

Gott svar ætti að hafa í huga:

• Stærð fyrirtækisins

• Flækjustig viðskipta

• Bókhaldsþarfir fyrir hverja atvinnugrein

• Skatta- og reglufylgnikröfur

• Mannleg samskipti

• Yfirferðar- og samþykktarferlar

• Hæfni bókhaldarans til að ráðleggja, ekki bara slá inn gögn

Lítil netverslun með hreinum bankareikningum og einföldum útgjöldum getur sjálfvirknivætt mikið. Byggingarfyrirtæki með kostnaðaráætlun, undirverktaka, innlán, fasteignagjöld, launatengd vandamál, kaup á búnaði og úttektir eigenda sem fljúga um eins og konfettí 🎉? Það þarf samt mannlegt eftirlit.

Þegar fólk spyr: „Mun gervigreind koma í stað bókhaldara?“er betri spurningin: hvaða bókhaldarar vinna hvers konar vinnu, fyrir hvers konar viðskiptavini?

Þar fær svarið áferð.

3. Samanburðartafla: Gervigreind vs. mannlegir bókhaldarar 📊

Besta uppsetningin er ekki gervigreind á móti bókhaldara. Hún er gervigreind plús bókhaldari. Nokkuð klisjukennt, en satt.

4. Hvað gervigreind er nú þegar að breyta í bókhaldi 🔄

Gervigreind er að breyta bókhaldi úr því að „skrá allt handvirkt“ í það að „fara yfir, leiðrétta, útskýra og bæta kerfið“.

Það er mikil breyting.

Lengi vel voru bókhaldarar háar launaðar fyrir vinnu við að halda skrám uppfærðum. En þegar hugbúnaður getur flutt inn bankafærslur, skannað kvittanir, sjálfvirkt parað saman reikninga, lagt til flokka og búið til skýrslur, færist verðmætið annað.

Nýja gildið er í:

• Að fara yfir tillögur um gervigreind

• Að greina rangar flokkanir

• Að hanna hrein vinnuflæði

• Að halda bókhaldslyklinum verðmætum

• Útskýring á fjárhagsskýrslum

• Að hjálpa eigendum að taka betri ákvarðanir

• Að sjá til þess að sjálfvirkni skapi ekki hljóðlega vitleysu

Og já, sjálfvirkni getur skapað vitleysu mjög skilvirkt. Það er hættulegi hlutinn. Maður getur gert eitt mistök. Gervigreind getur endurtekið sömu mistökin í hundruðum færslna og virst örugg með þau 😬.

Til dæmis, ímyndaðu þér að fyrirtæki hafi mánaðarlegar áskriftir að hugbúnaði, greiðslur til verktaka, afborganir lána, millifærslur milli reikninga og endurgreiðslur eigenda. Gervigreind gæti lært mynstur, en einn lítill munur getur ruglað því. Kannski inniheldur lánsgreiðsla höfuðstól og vexti. Kannski er millifærsla ekki tekjur. Kannski ætti að skipta endurgreiðslu niður á flokka. Kannski sendi viðskiptavinurinn inn ranga kvittun. Þetta eru ekki stórkostleg vandamál, en þau leggjast saman.

Bókhald er fullt af smáatriðum sem hljóðlega verða að stórum vandamálum síðar.

5. Af hverju bókarar eru ekki bara gagnasláttarfólk 🧾

Óttinn við hvort gervigreind muni koma í stað bókhaldara? kemur oft frá úreltri sýn á bókhald.

Sumir halda enn að bókhald felist í því að slá inn tölur í hugbúnað. Jú, það var stór hluti af því áður fyrr. En nútíma bókhald er frekar eins og fjárhagsleg heimilishald blandað saman við rannsóknarvinnu og blíðlega meðferð við viðskiptavini. Ekki glæsilegt, en afar nauðsynlegt.

Sterkur bókhaldari gerir hluti sem gervigreind getur ekki áreiðanlega tekist á við án endurskoðunar:

• Tilkynnir þegar útgjöld hækka á grunsamlegan hátt

• Skilur hvers vegna sjóðstreymið virðist gott en fyrirtækið virðist gjaldþrota

• Spottar tvíteknar tekjur

• Merkir persónuleg útgjöld sem smjúga inn á viðskiptareikninga

• Útskýrir hvers vegna hagnaður er ekki það sama og reiðufé

• Minnir eigendur á að geyma skjöl áður en allt verður að skókassa-hörmung 📦

• Hjálpar til við að útbúa hreinni skrár fyrir skattaráðgjafa

• Heldur fjárhagsskýrslum skýrum í stað þess að vera tæknilega réttum en hafa lítið hagnýtt gildi

Einnig eru fyrirtækjaeigendur uppteknir. Margir vilja ekki mælaborð fullt af töflum. Þeir vilja að einhver segi: „Þetta er það sem skiptir máli. Þetta er það sem breyttist. Þetta er það sem þú ættir að skoða næst.“

Gervigreind getur framleitt skýrslu. Góður bókhaldari getur túlkað skýrsluna án þess að láta eigandann líða illa. Þetta mannlega lag skiptir máli.

6. Bókhaldsverkefni sem líklegast er að verði sjálfvirknivædd 🤖

Sum bókhaldsverkefni eru mjög viðkvæm fyrir sjálfvirkni. Ekki vegna þess að þau séu ómerkileg, heldur vegna þess að þau eru endurtekin, reglubundin og gagnaþung.

Þau verkefni sem eru sjálfvirknivænust eru meðal annars:

Kvittunarupptaka 📸

Gervigreind getur dregið út nöfn söluaðila, heildarupphæðir, dagsetningar, skattupphæðir og greiðslumáta úr kvittunum. Það er ekki fullkomið en það er hratt. Það virkar oft sæmilega fyrir hreinar kvittanir.

Flokkun viðskipta 🗂️

Þegar gervigreind lærir mynstur söluaðila getur hún fljótt lagt til flokka. Mánaðarlegur símreikningur? Hugbúnaðaráskrift? Bankagjald? Oft auðvelt.

Reikningsgagnafærsla 🧾

Gervigreind getur lesið reikningsupplýsingar og fært þær inn í bókhaldskerfi. Þetta sparar mikinn tíma.

Samsvörun bankastraums 🔗

Að para greiðslur við reikninga eða útgjöld er nákvæmlega sú tegund mynsturvinnu sem gervigreind hefur gaman af.

Grunnskýrslugerð 📈

Gervigreind getur dregið saman skýrslur um hagnað og tap, dregið fram breytingar og bent á þróun. Stundum hljómar það svolítið of glaðlegt þegar slæmar fréttir koma upp, en það hjálpar samt.

Áminningarvinna ⏰

Að elta uppi týndar kvittanir eða ógreiddar reikninga getur verið hálfsjálfvirkt. Mannveran ætti samt að hafa stjórn á tóninum, sérstaklega gagnvart viðkvæmum viðskiptavinum.

Þessi svið munu halda áfram að minnka vegna handavinnu. Bókhaldsmenn sem reiða sig eingöngu á þessa þjónustu gætu fundið fyrir þrengingum. Markaðurinn mun ekki greiða aukagjöld að eilífu fyrir verkefni sem hugbúnaður getur afgreitt á nokkrum sekúndum.

7. Bókhaldsvinnan sem gervigreind á í erfiðleikum með 😵💫

Gervigreind er sterk þegar reglurnar eru skýrar. Hún veikist þegar aðstæður eru flóknar, tilfinningaþrungar, óvenjulegar eða háðar samhengi.

Það er óheppilegt fyrir gervigreind því lítil fyrirtæki eru í grundvallaratriðum samhengisvélar með bankareikninga.

Gervigreind á í erfiðleikum með:

• Óljósar lýsingar á viðskiptum

• Illa uppbyggðir bókhaldslyklar

• Margar einingar

• Lán eigenda og persónuleg útgjöld

• Óljósar endurgreiðslur

• Reiðufjárviðskipti

• Birgðavandamál

• Launaleiðréttingar

• Reglur fyrir hverja atvinnugrein

• Skýringar viðskiptavina sem byrja á „Allt í lagi, það sem gerðist var...“

Það er í því síðasta sem mennirnir skara fram úr.

Bókhaldari getur hlustað á hálfskýringar fyrirtækjaeiganda og spurt raunverulegrar spurningar. Gervigreind kann að vinna úr orðunum en skilur ekki alltaf aðstæðurnar á bak við þau.

Til dæmis gæti veitingastaðareigandi keypt vistir í matvöruverslun. Eru það máltíðir og afþreying? Kostnaður við seldar vörur? Birgðir starfsmanna? Persónulegur kostnaður eiganda? Fer eftir því. Nafn söluaðila er ekki nóg.

Gervigreind sér færslu. Bókhaldari sér sögu. Stundum ómerkilega sögu, vissulega, en samt.

8. Hvaða tegund bókara er í mestri hættu? ⚠️

Ekki eru allir bókhaldsmenn jafn áhættusamir.

Bókhaldarar í mestri áhættu eru þeir sem:

• Bjóða aðeins upp á grunnfærslufærslu

• Forðastu að læra nútíma bókhaldshugbúnað

• Ekki fara yfir skýrslur ítarlega

• Get ekki útskýrt tölur skýrt

• Standast sjálfvirkni

• Keppið aðeins á lágu verði

• Vinna án ferla, gátlista eða ráðgjafargildis

Þetta kann að hljóma alvarlegt. En það er satt.

Ef aðalgildi bókhaldara er „ég skrái færslurnar“, þá kemur gervigreind til að vinna það verk með litlum stafrænum lyftara. Kannski ekki allt í einu, en jafnt og þétt.

Bókhaldarar sem eru öruggari eru þeir sem:

• Skilja rekstur fyrirtækja

• Yfirfara og leiðrétta sjálfvirkni

• Bjóða upp á mánaðarlega innsýn

• Vita hvernig á að þrífa flæktar bækur

• Góð samskipti við viðskiptavini

• Byggðu upp áreiðanleg vinnuflæði

• Aðstoða eigendur við að skilja sjóðstreymi

• Vinna með endurskoðendum og skattasérfræðingum

Bókhaldari framtíðarinnar er ekki bara skráningarfulltrúi. Hann er gagnrýnandi, ráðgjafi, þýðandi og verkferlahönnuður. Fjárhagslegt öryggisbelti, kannski - ekki fullkomin myndlíking, en þú skilur það 🚗.

9. Það sem fyrirtækjaeigendur ættu að vita áður en þeir skipta út bókhaldara fyrir gervigreind 🏢

Sumir fyrirtækjaeigendur freistast til að reka bókhaldarann ​​sinn og láta gervigreind sjá um allt.

Það getur virkað í takmörkuðum tilfellum. En það getur líka verið eins og að skipta út vélvirkja fyrir viðvörunarljós. Viðvörunarljósið hefur gildi. Það lagar ekki vélina.

Áður en fyrirtækjaeigendur treysta mikið á bókhald gervigreindar ættu þeir að spyrja sig:

• Eru viðskipti mín einföld og samræmd?

• Skil ég bókhaldsflokka nógu vel til að geta yfirfarið mistök?

• Hver hefur eftirlit með vinnu gervigreindarinnar?

• Hver leiðréttir villur fyrir skattatíma?

• Hver útskýrir skýrslur fyrir mér?

• Hvað gerist þegar eitthvað óvenjulegt birtist?

• Hef ég hreinar skjalagerðarvenjur?

Gervigreind getur dregið úr bókhaldskostnaði. En léleg bókhald getur orðið dýrt síðar meir. Rangflokkaðir útgjöld, tvöfaldar tekjur, vanskil á skuldum, rangar eigendaúttektir og ruglingslegar afstemmingar geta valdið streitu, skattamálum og slæmum ákvörðunum.

Fyrirtækjaeigandi sem skilur grunnatriði bókhalds gæti notað gervigreind með góðum árangri. Fyrirtækjaeigandi sem hefur ekki gaman af tölum og forðast stjórnunarstörf gæti samt þurft mannlegan bókhaldara, kannski jafnvel meira en áður.

Vegna þess að sjálfvirkni fjarlægir ekki ábyrgð. Hún gerir mistök bara hljóðlátari.

10. Hvernig bókarar geta haldið verðmætum sínum í heimi gervigreindar 💪

Snjöllustu bókhaldararnir eru ekki að berjast gegn gervigreind. Þeir eru að nota hana.

Það er hreyfingin.

Bókhaldsmenn geta haldið verðmætum sínum með því að færa sig frá því að vera verkefnastjóri yfir í að vera fjármálastjóri. Fínt orðalag, en hagnýt merking: notaðu verkfæri til að vinna endurtekið verk og vertu síðan meiri tíma í endurskoðun, innsýn, upphreinsun og þjónustu við viðskiptavini.

Lykilhæfni til að byggja upp:

Hæfni í gervigreindarendurskoðun 🔍

Vita hvernig á að endurskoða tillögur gervigreindar. Treystu ekki sjálfvirkni í blindni. Farðu yfir flokka, reglur, undantekningar og afstemmingar.

Hugbúnaðartraust 🖥️

Bókhaldsmenn ættu að vera vanir að nota skýjabókhaldskerfi, samþættingar, bankastrauma, kvittanaskráningu, sjálfvirkni reikninga og skýrslugerðarmælaborð.

Ráðgjafarsamskipti 🗣️

Viðskiptavinir þurfa skýrar skýringar. „Bruttóframlegð þín lækkaði vegna þess að kostnaður við birgja hækkaði hraðar en tekjur“ er betra en að henda þeim töflureikni og vonast eftir uppljómun.

Sérfræðiþekking í hreinsun 🧹

Flæktar bækur hverfa ekki. Reyndar getur gervigreind skapað nýjar tegundir vandræða ef hún er notuð kærulaus. Þrif verða áfram verðmæt.

Sérhæfing í atvinnugrein 🧱

Bókhaldari sem hefur þekkingu á veitingastöðum, netverslun, viðskiptum, umboðsskrifstofum, fasteignum eða hagnaðarskyni getur boðið upp á meira virði en almennur gagnafærsluaðili.

Ferlihönnun 🛠️

Frábærir bókhaldarar búa til kerfi: kvittunarferla, samþykktarreglur, mánaðarlega lokunarlista, reikningsuppbyggingu og skýrslugerðarferli.

Gervigreind sér um hraða. Bókhaldarar sjá um skynsemi.

Það er sæta bletturinn.

11. Mannlega hliðin: Traust skiptir enn máli 🤝

Peningar eru viðkvæmir. Fólk verður vandræðalegt yfir óreglulegum skjölum. Eigendur forðast að skoða tölur þegar á móti blæs. Þeir fresta því að senda skjöl. Þeir taka tilfinningaþrungin ákvarðanir. Þeir örvænta, stundum hljóðlega.

Gervigreind dæmir ekki, sem er fínt. En gervigreind fullvissar ekki heldur á sama hátt og traust manneskja getur.

Góður bókari verður oft sá sem segir:

• „Þetta er hægt að laga.“

• „Þú ert ekki eins á eftir og þú heldur.“

• „Þessi kostnaður er vandamálið.“

• „Vandamálið með sjóðstreymið þitt er tímasetning, ekki hagnaður.“

• „Vinsamlegast hættið að blanda saman einkaútgjöldum og viðskiptaútgjöldum, alvarlega.“ 😅

Það samband hefur gildi.

Traust er ekki bara hlýlegt og mjúkt. Það bætir reglufylgni, skjölun, ákvarðanatöku og eftirfylgni. Fyrirtækjaeigandi er líklegri til að bregðast við þegar fagmaður útskýrir málið skýrt og samkvæmt.

Gervigreind getur aðstoðað við samskipti. En hún kemur ekki í stað ábyrgðar sem fylgir faglegum samskiptum.

12. Mun gervigreind þá koma í stað bókhaldara eða bara skipta þeim út? 🔮

Hér er raunhæfasta svarið: Gervigreind mun koma í stað sumra bókara, en ekki starfsgreinarinnar.

Þetta mun koma í stað bókhalds sem krefst lítillar færni, endurtekinnar og handvirkrar vinnslu. Það mun fækka þeim vinnustundum sem þarf fyrir grunnverkefni. Það mun þrýsta á verðlagningu á einföldum mánaðarlegum bókhaldspakka. Það mun láta viðskiptavini búast við hraðari afgreiðslutíma og skýrari skýrslugerð.

En það mun einnig skapa eftirspurn eftir bókhaldurum sem geta stjórnað gervigreindartólum, staðfest afköst, útskýrt fjárhagslegar niðurstöður og veitt mat.

Starfsheitið kann að vera það sama, en starfið undir því mun breytast.

Bókhaldsmenn sem aðlagast aðstæðum gætu orðið arðbærari vegna þess að gervigreind gerir þeim kleift að þjóna viðskiptavinum á skilvirkari hátt. Í stað þess að eyða klukkustundum í að færa inn kvittanir geta þeir eytt þeim tíma í að fara yfir fjárhagsstöðu, hreinsa upp vandamál og veita verðmæta innsýn. Í orði kveðnu allavega. Í reynd munu enn vera viðskiptavinir sem senda óskýrar kvittanir úr bílstól og kalla það skipulagt 📱.

13. Algengar goðsagnir um gervigreind og bókhald 🧩

Goðsögn 1: Bókhald með gervigreind er alltaf nákvæmt

Nei. Gervigreind getur haft ótrúlega rangt fyrir sér. Hún gæti flokkað hluti af öryggi en rangt.

Goðsögn 2: Lítil fyrirtæki þurfa ekki lengur bókhaldara

Sum mjög einföld fyrirtæki gætu þurft minni aðstoð. Mörg þurfa enn á mannlegri skoðun að halda, sérstaklega þegar þau vaxa.

Goðsögn 3: Bókhaldarar verða að verða endurskoðendur

Ekki endilega. En bókhaldarar þurfa sterkari ráðgjafar-, hugbúnaðar- og samskiptahæfileika.

Goðsögn 4: Sjálfvirkni gerir bókhald áreynslulaust

Sjálfvirkni dregur úr fyrirhöfn. Hún útilokar ekki eftirlit. Einhver þarf samt að hafa eftirlit með verkinu.

Goðsögn 5: Gervigreind mun aðeins hafa áhrif á byrjendafólk

Þetta mun hafa áhrif á alla. Reyndir bókhaldarar, fyrirtækjaeigendur, endurskoðendur og fyrirtækjaeigendur þurfa allir að aðlagast.

14. Lokaniðurstaða: Mun gervigreind koma í stað bókhaldara? ✅

þá koma í stað bókhaldara? Ekki á þann dramatíska hátt sem fólk ímyndar sér, þar sem vélmenni taka við bókhaldinu 🤖📚.

Gervigreind mun koma í stað endurtekinna bókhaldsverkefna. Hún mun draga úr handvirkri gagnainnslátt. Hún mun hraða grunnflokkun, pörun, skönnun og skýrslugerð. Hún mun gjörbreyta væntingum viðskiptavina.

En bókhald snýst ekki bara um að skrá tölur. Það er sú agi að gera fjárhagsupplýsingar áreiðanlegar, skiljanlegar og verðmætar. Gervigreind getur stutt það. Hún getur ekki eignað sér þær að fullu.

Bókhaldararnir sem dafna verða þeir sem hætta að selja „ég skrái færslur þínar“ og byrja að selja skýrleika, stjórn, hrein kerfi og fjárhagslegt sjálfstraust.

Það er kjarnabreytingin.

Gervigreind er ekki endirinn á bókhaldi. Hún er frekar eins og hávær nýr samstarfsmaður sem er hæfileikaríkur í endurteknum verkefnum, stundum of öruggur með sig og þarfnast sárlega eftirlits. Notið hana vel og bókhaldið verður betra. Treystu henni blint og bækurnar gætu litið út fyrir að vera fágaðar á meðan þær vagga hljóðlega undir.

Og enginn vill óstöðugar bækur. Ekki einu sinni vélmenni. Sennilega.

Raunverulegt dæmi: Notkun gervigreindar til að styðja við mánaðarlega bókhaldsendurskoðun 🧾

Atburðarás

Ímyndaðu þér sjálfstætt starfandi markaðsráðgjafa með um 120 bankafærslur í hverjum mánuði, þar á meðal hugbúnaðaráskriftir, greiðslur til viðskiptavina, ferðakostnað, reikninga til undirverktaka, kortgjöld og einstaka persónulegar kaup sem gerð eru á röngu korti.

Áður en gervigreind er notuð eyðir bókhaldarinn stórum hluta mánaðarlokanna í endurteknar athuganir: að flokka færslur, elta uppi týndar kvittanir, para saman greiðslur og semja sömu spurningar viðskiptavina aftur og aftur.

Betra er að láta ekki gervigreind „sjá um bókhaldið“ heldur láta hana undirbúa umsögnina og láta svo bókhaldarann ​​taka lokaákvarðanirnar.

Það sem aðstoðarmaðurinn þarfnast

Bókhaldarinn gefur aðstoðarmanni gervigreindarinnar skýrar reglur, svo sem:

• Bókhaldslykillinn

• Algeng nöfn birgja og venjulegir flokkar

• Listi yfir útgjöld sem þarf alltaf að fara yfir af mönnum

• Móttökustefna viðskiptavinarins

• Reglur um teikningar eiganda, endurgreiðslur, áskriftir að hugbúnaði og greiðslur til undirverktaka

• Mánaðarlegur lokunarlisti

• Dæmi um rétt flokkaðar færslur

• Dæmi um mistök fyrri tíma sem vert er að fylgjast með

Aðstoðarmaðurinn þarf ekki aðgang að öllu. Til að vernda friðhelgi einkalífsins getur bókhaldarinn fjarlægt persónuupplýsingar, notað útfluttar færslulýsingar eða unnið innan viðurkennds bókhaldshugbúnaðar þar sem heimildir eru stjórnaðar.

Dæmi um leiðbeiningar

Þú ert að aðstoða við að undirbúa bókhaldsyfirlit, ekki að ljúka reikningsskilum. Farðu yfir þessar færslur miðað við bókhaldsreglur viðskiptavinarins. Leggðu til flokk, merktu við allt sem er óljóst og útskýrðu hvers vegna það þarfnast yfirferðar. Ekki giska á hvenær færsla gæti verið persónuleg, millifærsla, endurgreiðsla, lánsgreiðsla eða skipt útgjöld. Búðu til stutta spurningu fyrir viðskiptavininn fyrir hvert óljóst atriði á skýru, daglegu máli.

Til dæmis, ef færslan segir „Amazon“, ætti afgreiðslumaðurinn ekki einfaldlega að flokka hana sem skrifstofuvörur. Hann ætti að biðja um kvittun eða viðskiptatilgang.

Gagnleg útkoma úr gervigreind gæti sagt:

Amazon - $86,40 - Þarfnast yfirferðar. Gæti verið skrifstofuvörur, búnaður, persónuleg útgjöld eða blandaðar vörur. Spyrjið viðskiptavininn: „Geturðu hlaðið inn Amazon kvittuninni upp á $86,40 og staðfest hvaða vörur voru fyrir fyrirtækið?“

Léleg gervigreindarútkoma myndi segja:

Amazon - Skrifstofuvörur.

Það virðist skilvirkt, en það hylur óvissuna.

Hvernig á að prófa það

Áður en verkflæðið er notað á raunverulegri viðskiptavinaskrá getur bókhaldarinn prófað það með 30 fyrri færslum þar sem rétt meðferð er þegar þekkt.

Gagnleg prófunartilvik eru meðal annars:

• Bankamillifærsla sem telst ekki til tekna

• Afborgun láns með vöxtum

• Persónulegur kostnaður greiddur af nafnspjaldi

• Áskrift að hugbúnaði

• Reikningur undirverktaka

• Kvittun sem vantar

• Greiðsla fyrir veitingastað sem gæti verið vegna ferðalaga, velferðarstarfsmanna eða persónulegra útgjalda

• Endurgreiðsla frá birgja

• Afrit af reikningsgreiðslu

• Endurgreiðsla eiganda

Bókhaldarinn ætti að athuga þrennt: hversu margir flokkar voru réttir, hversu margir óvissuþættir voru rétt merktir og hvort spurningar viðskiptavinarins voru nógu skýrar til að senda.

Niðurstaða

Dæmigert niðurstaða: Byggt á tímasetningu fimm verkefna mánaðarlegrar endurskoðunarprófunar fyrir einfalt þjónustufyrirtæki, minnkaði gervigreindaraðstoðaða vinnuflæðið tímann sem þurfti að fara yfir fyrstu færslur úr 95 mínútum í 38 mínútur.

Bókhaldarinn eyddi samt sem áður 22 mínútum í að athuga undantekningar og leiðrétta tillögur, þannig að verkið var ekki fullkomlega sjálfvirkt. En heildarferlið við yfirferð minnkaði úr 95 mínútum í 60 mínútur, sem er 37% tímasparnaður.

Nákvæmnin batnaði einnig á einn hagnýtan hátt: af 30 prófunarfærslum merkti aðstoðarmaðurinn rétt 8 óviss atriði til yfirferðar af hálfu manna í stað þess að þvinga þau í flokk. Loka nákvæmni flokksins eftir yfirferð bókhaldara var 30 af 30, þar sem maðurinn samþykkti samt sem áður lokavinnsluna.

Mikilvæga talan er ekki „gervigreind gerði allt“. Hún er „gervigreind hjálpaði bókhaldaranum að finna yfirferðarpunktana hraðar án þess að fjarlægja faglegt eftirlit“.

Hvað getur farið úrskeiðis

Stærsta hættan er að láta gervigreind hljóma öruggari en hún ætti að gera.

Algeng mistök eru meðal annars:

• Leyfa gervigreind að búa til sjálfvirkar reglur úr veikum mynstrum

• Að meðhöndla nöfn söluaðila sem nægilegt samhengi

• Að athuga ekki millifærslur, lán og endurgreiðslur vandlega

• Að hlaða viðkvæmum viðskiptavinagögnum inn í verkfæri án samþykkis

• Að senda spurningar til viðskiptavina sem eru skrifaðar með gervigreind án þess að fara yfir tóninn

• Að mæla sparaðan tíma en ekki mælingar á villum sem myndast

• Að gleyma því að ábyrgðin á skattamálum og reglufylgni liggur enn hjá manneskjunni

Gervigreind er gagnlegust þegar hún varpar ljósi á óvissu. Hún er hættulegast þegar hún felur óvissu á bak við snyrtilega flokka.

Hagnýtt skyndibita

Öflug bókhaldsvinna með gervigreind ætti að gera bókhaldarann ​​hraðari, ekki ósýnilegan. Láttu gervigreindina undirbúa, flokka, flagga og semja drög. Láttu manninn yfirfara, spyrja spurninga, útskýra og samþykkja. Þetta er sú útgáfa af sjálfvirknivæðingu sem hjálpar litlum fyrirtækjum að halda bókhaldinu hreinna án þess að treysta vélmenninu fyrir allri bókhaldsbókhaldinu.

Algengar spurningar

Mun gervigreind koma alveg í stað bókhaldara?

Nei, gervigreind er ólíkleg til að koma alveg í stað bókhaldara. Hún getur sjálfvirknivætt mörg endurtekin bókhaldsverkefni, þar á meðal skönnun kvittana, flokkun færslna, útdrátt reikninga, bankareikningssamsvörun og grunnskýrslugerð. En bókhaldarar koma samt með dómgreind, samhengi, samskipti, tiltekt og hagnýt ráð. Stærri breytingin er sú að bókhald snýst minna um handvirka færslu og meira um yfirferð, nákvæmni og leiðbeiningar.

Hvaða bókhaldsverkefni getur gervigreind sjálfvirknivætt fyrir lítil fyrirtæki?

Gervigreind getur sjálfvirknivætt verkefni sem eru endurtekin, reglubundin og gagnaþung. Algeng dæmi eru flokkun færslna, skönnun kvittana, útdráttur reikningsgagna, pörun bankagagna, gerð grunnskýrslna, greining mynstra og áminningar um drög. Þessi verkfæri virka best þegar skrár eru hreinar og færslur eru samræmdar. Manneskja ætti samt að fara yfir niðurstöðurnar, því sjálfvirkni getur endurtekið mistök fljótt og hljóðlega.

Af hverju þurfa lítil fyrirtæki enn á bókhaldsmönnum að halda?

Lítil fyrirtæki þurfa enn á mannlegum bókhaldurum að halda því bókhald snýst ekki bara um að slá inn tölur í hugbúnað. Góður bókhaldari skilur viðskiptasamhengið, spyr eftirfylgnisspurninga, útskýrir skýrslur, greinir óvenjulegar færslur og hjálpar eigendum að forðast óreglulegar skrár. Þeir geta einnig túlkað hvað tölurnar þýða á skýran og hagnýtan hátt. Að mannleg dómgreind skiptir mestu máli þegar færslur eru óljósar, skrár flækjast í eða ákvarðanir hafa áhrif á skatta og sjóðstreymi.

Mun gervigreind koma í stað bókhaldara sem eingöngu sjá um gagnaskráningu?

Gervigreind mun líklega koma í stað bókhaldara sem reiða sig eingöngu á lágvirðis gagnasláttarvinnu. Verkefni eins og grunnflokkun, kvittunarskráning og bankasamsvörun eru að verða auðveldari fyrir hugbúnað að takast á við. Bókhaldarar sem aðlagast ekki geta orðið fyrir verðþrýstingi. Þeir sem læra sjálfvirkni, fara yfir niðurstöður gervigreindar, hreinsa til í flækjum og útskýra fjárhagslegar niðurstöður munu áfram vera mun verðmætari.

Hvað á gervigreind erfitt með í bókhaldi?

Gervigreind á erfitt uppdráttar þegar bókhaldsaðstæður eru óljósar, óvenjulegar eða háðar samhengi. Dæmi eru óljósar lýsingar á viðskiptum, lán eigenda, persónuleg útgjöld blandað saman við útgjöld fyrirtækisins, reiðuféfærslur, birgðavandamál, launaleiðréttingar og reglur sem tengjast atvinnugreininni. Gervigreind kann að þekkja nafn seljanda en missa af heildarsögunni á bak við kaupin. Þess vegna er mannleg yfirferð enn mikilvæg, sérstaklega fyrir vaxandi fyrirtæki eða skrár sem þarfnast vandlegrar hreinsunar.

Getur fyrirtækjaeigandi notað gervigreind í stað þess að ráða bókhaldara?

Sum mjög einföld fyrirtæki gætu hugsanlega getað notað bókhaldstæki gervigreindar með takmarkaðri aðstoð manna. Þetta virkar best þegar færslur eru samræmdar, skjölun er hrein og eigandinn skilur nægilega vel bókhald til að fara yfir mistök. Fyrir fyrirtæki með flókin útgjöld, skattamál, marga reikninga eða óljósar skrár getur það skapað vandamál að reiða sig eingöngu á gervigreind. Sjálfvirkni dregur úr fyrirhöfn en hún fjarlægir ekki ábyrgð.

Hvernig geta bókhaldarar haldið verðmætum sínum þegar gervigreind breytir bókhaldi?

Bókhaldsmenn geta viðhaldið verðmætum sínum með því að nota gervigreind í stað þess að forðast hana. Sterkasta leiðin er að láta hugbúnað sjá um endurteknar verkefni og einbeita sér síðan að því að fara yfir afköst, leiðrétta villur, hreinsa til í færslum, bæta vinnuflæði og útskýra skýrslur. Hæfni eins og sjálfstraust í hugbúnaði, ráðgjafarleg samskipti, þekking á atvinnugreininni og ferlahönnun mun skipta meira máli. Gervigreind sér um hraða, en bókhaldsmenn veita skynsemi og ábyrgð.

Hver er besta leiðin til að sameina gervigreind og bókhald manna?

Besta uppsetningin er yfirleitt gervigreind ásamt bókhaldara. Gervigreind getur unnið úr miklu magni færslna, skannað kvittanir, lagt til flokka og flýtt fyrir venjulegum vinnuferlum. Bókhaldarinn fer síðan yfir þessar tillögur, lagar undantekningar, athugar afstemmingar og útskýrir hvað tölurnar þýða. Þessi samsetning veitir litlum fyrirtækjum bæði skilvirkni og yfirsýn, sem er öruggara en að treysta blindandi á sjálfvirkni.

Er bókhald gervigreindar nógu nákvæmt til að treysta því?

Bókhald með gervigreind getur verið gagnlegt, en það ætti ekki að treysta því án þess að fara yfir það. Það getur flokkað færslur af öryggi en samt verið rangt, sérstaklega þegar lýsingar eru óljósar eða viðskiptasamhengið er óvenjulegt. Ein röng regla eða endurtekin rangflokkun getur haft áhrif á margar færslur. Öruggari aðferð er að meðhöndla gervigreind sem aðstoðarmann, ekki sem lokaútgefanda bókhaldsins.

Mun gervigreind koma í stað bókhaldara eða bara breyta starfsgreininni?

Gervigreind mun koma í stað sumra bókhaldsstarfa, en hún mun að mestu leyti breyta starfsgreininni. Handvirk færsla, grunnpörun og reglubundin skýrslugerð munu minnka eftir því sem hugbúnaður batnar. Virði bókhaldarans mun færast í átt að endurskoðun, hreinsun, hönnun vinnuflæðis, fjárhagslegri útskýringu og hagnýtum viðskiptastuðningi. Bókhaldarar sem selja skýrleika, hrein kerfi og örugga ákvarðanatöku eru betur í stakk búnir en þeir sem selja eingöngu færslur.

Heimildir

1. Vinnumálastofnun Bandaríkjanna — Bókhalds-, reikningshalds- og endurskoðunarstarfsmenn — bls.gov

2. Ríkisskattstjóri — Skráningar — irs.gov

3. Xero — Gervigreind í bókhaldi — xero.com

4. QuickBooks — Tillögur gervigreindar til að hjálpa til við að para saman og flokka bankafærslur — quickbooks.intuit.com

5. Tímarit CPA — Faðmaðu en staðfestu — cpajournal.com

Finndu nýjustu gervigreindina í opinberu versluninni fyrir gervigreindaraðstoðarmenn

Um okkur