Hvernig á að nota gervigreind í vinnunni [Myndband og spurningakeppni]

Í stuttu máli: Notið gervigreind í vinnunni til að semja, draga saman, skipuleggja og greina með litlum áhættum, en haldið fólki ábyrgu fyrir nákvæmni og ákvörðunum. Byrjið á einu endurteknu verkefni, fjarlægið viðkvæmar upplýsingar og farið yfir allar niðurstöður - sérstaklega þegar þær gætu haft áhrif á réttindi, lífsviðurværi, öryggi eða framtíð einhvers.

Ábyrgð: Tryggið að hæft fólk beri ábyrgð á áhrifamiklum ákvörðunum og lokasamþykktum.

Persónuvernd: Notið viðurkennd verkfæri og fjarlægið trúnaðarupplýsingar eða persónugreinanlegar upplýsingar áður en nokkuð er sent inn.

Gagnsæi: Upplýsið um notkun gervigreindar hvenær sem stefnur á vinnustað, væntingar viðskiptavina eða hugsanlegar afleiðingar krefjast þess.

Staðfesting: Berið staðreyndir, eigendur, fresta og forsendur saman við upprunalegt heimildarefni.

Prófun: Mælið heildartíma, nauðsynlegar leiðréttingar og áhrif notenda áður en verkflæði er útvíkkað.

1. Hvað felst í notkun gervigreindar í vinnunni

Notkun gervigreindar í vinnunni þýðir ekki endilega að skipta út einstaklingi eða sjálfvirknivæða allt starf. Á flestum vinnustöðum er gervigreind mun verðmætari sem stuðningstæki.

Hugsaðu um það sem hraðan, örlítið of öruggan aðstoðarmann.

Það getur hjálpað þér:

• Drög að tölvupósti og skjölum

• Draga saman langar upplýsingar

• Búa til hugmyndir

• Skipuleggja dreifðar glósur

• Greina grunngögn

• Undirbúa sig fyrir fundi

• Búa til gátlista og áætlanir

• Endurskrifa efni fyrir mismunandi markhópa

• Útskýrðu ókunnug hugtök

• Breyttu grófum hugsunum í eitthvað nothæft

Gervigreind getur oft framleitt sæmilega fyrstu útgáfu á nokkrum sekúndum. Hún er kannski ekki fullkomin - stundum er hún of formleg, stundum endurtekin og öðru hvoru reikar hún af öryggi inn í limgerði.

Samt er yfirleitt auðveldara að byrja með einhverju heldur en að byrja með engu.

Markmiðið er ekki að láta gervigreind ráða för. Markmiðið er að eyða minni tíma í óþarfa núning svo þú hafir meiri orku til að meta, skapa, eiga samskipti og taka ákvarðanir.

2. Af hverju skiptir máli að læra að nota gervigreind í vinnunni

Vinna er full af litlum verkefnum sem taka meiri tíma en þau eiga skilið.

Fimm mínútna tölvupóstur breytist í tuttugu mínútur vegna þess að þú finnur ekki réttu upphafslínuna. Fundur skilar þremur síðum af glósum en engum skýrum aðgerðum. Skýrslu þarf að endurskrifa fyrir yfirstjórn, viðskiptavini og tækniteymi. Skyndilega er hálfur síðdegis horfinn.

Gervigreind getur dregið úr þeim tíma sem fer í að flytja upplýsingar úr einu formi í annað.

Til dæmis:

• Glósur verða að samantekt

• Samantekt verður að tölvupósti

• Tölvupóstur verður að uppdráttarlínu fyrir kynningu

• Gróf hugmynd verður að verkefnaáætlun

• Töflureikni verður að skriflegri útskýringu

• Flókin stefna verður að skýrum og aðgengilegum leiðbeiningum

Þetta er þar sem framleiðniaukningin birtist yfirleitt. Ekki í dramatískum „gervigreind stýrir fyrirtækinu núna“ augnablikum, heldur í tugum lítilla úrbóta.

Þetta er svolítið eins og að losa sig við smásteina úr skónum. Einn smásteinn er ekki neyðarástand, en að ganga um með tólf af þeim allan daginn er fáránlegt.

Gervigreind getur einnig gert sérfræðiþekkingu aðgengilegri. Nýr starfsmaður getur beðið um skýringar á ókunnugum hugtökum. Stjórnandi getur kannað mismunandi leiðir til að skipuleggja endurgjöf. Sölumaður getur undirbúið spurningar fyrir atvinnugrein sem hann skilur ekki enn.

Með hugviti hjálpar gervigreind fólki að ná traustum upphafspunkti hraðar.

3. Bestu vinnustaðaverkefnin til að gefa gervigreind

Auðveldasta leiðin til að skilja hvernig á að nota gervigreind í vinnunni er að skipta verkefnum í þrjá flokka: skapa, umbreyta og greina.

Búa til

Gervigreind getur búið til fyrstu drög út frá leiðbeiningum þínum.

Dæmi eru meðal annars:

• Tölvupóst

• Tillögur

• Lýsingar á starfi

• Dagskrár

• Færslur á samfélagsmiðlum

• Námskeiðsefni

• Viðbrögð viðskiptavina

• Útlínur kynningar

• Viðtalsspurningar

Orðasambandið „frumdrög“ skiptir máli hér. Efni sem er búið til með gervigreind ætti venjulega að vera yfirfarið áður en það er sent, birt eða kynnt.

Umbreyta

Þetta er ein af sterkustu notkunarmöguleikum gervigreindar á vinnustöðum. Þú gefur henni núverandi upplýsingar og biður hana um að breyta sniði, lengd, stíl eða flækjustigi.

Til dæmis:

• Stytta langa skýrslu

• Breyttu glósum í aðgerðaratriði

• Endurskrifa tæknilegt tungumál fyrir viðskiptavini

• Breyta málsgrein í punktalista

• Láttu skilaboð hljóma fagmannlegri

• Breyta afriti í samantekt

• Þýddu innra fagmál yfir á skýrt daglegt mál

Umbreytingarverkefni virka yfirleitt vel vegna þess að gervigreindin hefur efni til að vinna úr. Hún er ekki að finna upp allt frá grunni.

Greina

Gervigreind getur einnig hjálpað til við að bera kennsl á mynstur, bera saman upplýsingar og skipuleggja vandamál.

Verkleg greiningarverkefni fela í sér:

• Að flokka viðbrögð viðskiptavina eftir þemum

• Að bera saman nokkra valkosti

• Að greina mögulegar áhættur

• Að finna eyður í áætlun

• Að skapa kosti og galla

• Leggja til spurningar sem þú gætir hafa misst af

• Að útskýra þróun í gagnasafni

• Flokkun stuðningsbeiðna

Hins vegar ætti að líta á greiningu gervigreindar sem aðstoð, ekki óumdeilanlegan sannleika. Hún getur misst samhengi eða gert ályktanir sem virðast skynsamlegar en eru alrangar. Mannleg endurskoðun er enn stýrið 🚗

4. Samanburðartafla: Hagnýtar leiðir til að nota gervigreind í vinnunni

Verkefni á vinnustað	Hvað gervigreind getur gert	Besta inntakið til að veita	Þarf mannaleg skoðun?	Af hverju það virkar
Tölvupóstritun	Drög að, stytta, mýkja, skýra	Viðtakandi, tilgangur, lykilatriði, æskileg aðgerð	Já	Fjarlægir núning á auðum síðum
Fundargögn	Taka saman og draga út aðgerðir	Afrit eða skipulagðar athugasemdir	Klárlega	Aðgreinir fljótt umræður frá ákvörðunum
Rannsóknaráætlun	Leggja til spurningar og efnisflokka	Skýrt markmið og markhópur	Já - þarf að athuga staðreyndir	Hjálpar til við að byggja upp upphafsramma
Verkefnastjórnun	Búa til áætlanir, áfanga, áhættu	Umfang, frestur, teymi, takmarkanir	Já	Skipuleggur dreifðar upplýsingar
Túlkun gagna	Útskýrðu mynstur og frávik	Hrein gögn ásamt viðskiptasamhengi	Sterk endurskoðun nauðsynleg	Gerir tölur auðveldari í umræðu
Hugmyndavinna	Búa til hugmyndir og valkosti	Sérstakt vandamál og mörk	Miðlungs	Framleiðir svið, stundum óvænt áhrifaríkt
Þjónustuver	Drög að svörum og flokka mál	Skilaboð viðskiptavina og leiðbeiningar fyrirtækisins	Já, sérstaklega viðkvæm mál	Hraðar venjulegum viðbrögðum
Skjalavinnsla	Bæta tón, málfræði og uppbyggingu	Upprunalegur texti og markhópur	Venjulega	Hraðari en að breyta setningu fyrir setningu
Nám	Útskýrðu hugtök og búðu til próf	Efni, færnistig, vinnusvið	Létt til miðlungs	Gerir þjálfunina persónulegri
Ákvörðunarstuðningur	Berðu saman valkosti og komdu í ljós áhættu	Viðmið, takmarkanir, forgangsröðun	Algjörlega	Skýrir hugsunina en ætti ekki að taka ákvörðun fyrir þig

Taflan gerir eitthvað mikilvægt ljóst: Gervigreind virkar best þegar verkefnið er vel skilgreint.

„Hjálp með verkefnið mitt“ er óljóst.

„Búðu til sex þrepa gátlista fyrir litla innri hugbúnaðaruppfærslu sem felur í sér upplýsingatækni, þjónustuver og sölu“ gefur gervigreindinni eitthvað áþreifanlegt til að vinna með.

Sérstök inntak skapar sérstakt afköst. Varla byltingarkennt, en satt.

5. Hvernig á að skrifa betri gervigreindarfyrirmæli fyrir vinnu

Þú þarft ekki flókna uppskrift. Þú þarft bara að veita nægilegt samhengi til að gervigreindin skilji hvernig gott lítur út.

Áreiðanleg vinnustaðarfyrirmæli innihalda venjulega fimm þætti:

Verkefnið

Segðu nákvæmlega hvað þú vilt.

Dæmi:

„Skrifaðu tölvupóst þar sem þú útskýrir seinkun á afhendingu.“

Samhengið

Útskýrðu hvað gerðist og hvers vegna verkefnið skiptir máli.

Dæmi:

„Birgðasali hefur tafið sendinguna um fjóra daga vegna birgðavandamála.“

Áhorfendurnir

Segðu gervigreindinni hver muni lesa eða nota niðurstöðuna.

Dæmi:

„Áhorfendurnir eru langtímaviðskiptavinir sem eru þegar orðnir pirraðir.“

Óskaður tónn eða snið

Lýstu hvernig svarið ætti að hljóma eða líta út.

Dæmi:

„Notaðu rólegan, beinan og ábyrgan tón. Haltu því undir 150 orðum.“

Nauðsynlegar upplýsingar

Teldu upp staðreyndir sem verða að koma fram.

Dæmi:

„Nefnið breyttan afhendingardag, endurgreiðslumöguleika og hverjir geta haft samband við þjónustuverið.“

Samanlagt verður fyrirmælin:

„Skrifaðu drög að tölvupósti til langtímaviðskiptavinar þar sem þú útskýrir að sending þeirra hafi tafist um fjóra daga vegna birgðavandamála hjá birgja. Notaðu rólegan, beinan og ábyrgan tón. Haltu tóninum innan við 150 orð. Taktu með breyttan afhendingardag, endurgreiðslumöguleika og tengilið þjónustudeildar.“

Sú fyrirmæli gefa næstum alltaf betri niðurstöðu en „Skrifaðu tölvupóst með seinkunarorðum“

Þú getur líka beðið gervigreind um að leiðrétta sitt eigið svar:

• Gerðu þetta minna formlegt

• Fjarlægja endurtekningu

• Bættu við skýrari hvatningu til aðgerða

• Endurskrifaðu þetta fyrir stjórnendur

• Finndu allar órökstuddar forsendur

• Gefðu mér þrjá sterkari valkosti

• Véfengja þessa tilmæli

Það síðasta er sérstaklega verðmætt. Gervigreind þarf ekki alltaf að vera stuðningsmaður þinn. Stundum ætti það að vera sá pirrandi samstarfsmaður sem spyr: „En hvað gerist ef sú forsenda er röng?“ 🧐

6. Hvernig á að nota gervigreind fyrir tölvupóst og samskipti á vinnustað

Tölvupóstur er oft auðveldasti staðurinn til að byrja.

Gervigreind getur hjálpað þegar þú veist hvað þú vilt segja en finnur ekki rétta orðalagið. Hún getur einnig hjálpað þér að forðast skilaboð sem eru of beinskeytt, of óljós eða þremur málsgreinum lengri en nauðsyn krefur.

Hagnýtar beiðnir eru meðal annars:

• Endurskrifaðu þetta til að hljóma vingjarnlega en ákveðið

• Gerðu þetta hnitmiðaðara

• Bæta við skýrum fresti

• Fjarlægðu tilfinningalegt tungumál

• Gerðu þetta hentugt fyrir æðstu stjórnendur

• Breyttu þessu í kurteisa eftirfylgni

• Útskýrðu þetta án tæknilegra orða

• Búðu til þrjá valkosti fyrir efnislínu

Gervigreind er sérstaklega handhæg í viðkvæmum samskiptum, en varúð skiptir máli. Ekki ætti að meðhöndla afkastavandamál, kvörtun, lagaleg áhyggjuefni eða persónuleg mál eins og óformleg markaðsmyndatexta.

Notaðu gervigreind til að skipuleggja skilaboðin og farðu síðan yfir hverja setningu.

Spyrðu sjálfan þig:

• Er þetta nákvæmt?

• Hljómar þetta eins og ég?

• Gæti þetta orðalag verið misskilið?

• Er tónninn viðeigandi fyrir sambandið?

• Inniheldur það persónuupplýsingar sem ekki hefði átt að vera færðar inn?

• Er ég ófeimin við að setja nafnið mitt undir það?

Síðasta spurningin er einfaldasta gæðaeftirlitið. Ef þú hika við að undirrita það, ekki senda það.

7. Notkun gervigreindar fyrir fundi sem skila raunverulegum árangri

Fundir skapa miklar upplýsingar og einhvern veginn ekki alltaf mikla skýrleika.

Gervigreind getur hjálpað fyrir, á meðan og eftir fundi.

Fyrir fundinn

Notaðu gervigreind til að:

• Búa til dagskrá

• Greindu lykilspurningar

• Taktu saman bakgrunnsupplýsingar

• Undirbúa umræðuefni

• Spáðu fyrir um andmæli

• Gera drög að ákvarðanatökuramma

Hagnýt ábending gæti verið:

„Búið til 30 mínútna dagskrá fyrir fund um seinkaða innleiðingu viðskiptavina. Markmiðið er að bera kennsl á helsta flöskuhálsinn, koma sér saman um eiganda og velja tvær aðgerðir fyrir þessa viku.“

Eftir fundinn

Gervigreind getur breytt glósum eða afritum í:

• Lykilákvarðanir

• Aðgerðaratriði

• Eigendur

• Frestar

• Opnar spurningar

• Áhætta

• Eftirfylgnitölvupóstar

Treystu ekki sjálfkrafa niðurstöðunni. Fundarhandrit geta innihaldið villur, óljósa ræðumenn, brandara sem líta út eins og skuldbindingar og skuldbindingar sem hljóma eins og brandarar.

Farðu yfir samantektina áður en þú deilir henni.

Góð venja er að biðja gervigreind að skipta upplýsingum í þrjá flokka:

1. Staðfestar ákvarðanir

2. Tillögur að hugmyndum

3. Óleystar spurningar

Þetta kemur í veg fyrir að hálfumræddar tillögur verði á töfrum að opinberri stefnu á einni nóttu.

8. Að nota gervigreind í rannsóknum án þess að búa til sjálfstraustsvitleysu

Gervigreind getur hjálpað þér að hefja rannsóknir, skipuleggja efni og bera kennsl á svið sem vert er að rannsaka.

Það getur:

• Útskýrðu ókunnug hugtök

• Búa til rannsóknarspurningar

• Berðu saman hugtök

• Leggja til flokka

• Búðu til útlínur

• Taktu saman upplýsingar sem þú gefur upp

• Greinið forsendur

• Búa til viðtalsspurningar

• Varðveittu sjónarmið sem vantar

Það sem það ætti ekki að gera er að verða þín eina uppspretta sannleikans.

Gervigreind gæti framleitt ónákvæmar upplýsingar, uppspunnin dæmi, úreltar upplýsingareða fullyrðingar sem hljóma mun öruggari en þær verðskulda.

Fyrir vinnustaðarannsóknir, notið gervigreind sem kortagerara, ekki sem svæðið sjálft.

Skynsamlegt ferli lítur svona út:

1. Biðjið gervigreindina að útskýra efnið.

2. Finndu út hvaða fullyrðingar skipta máli.

3. Staðfestu mikilvægar staðreyndir með því að nota traustar innri eða ytri upplýsingar.

4. Biðjið gervigreind að skipuleggja staðfestar niðurstöður.

5. Farðu yfir lokaniðurstöðuna til að athuga nákvæmni og skekkju.

Þú getur einnig beðið gervigreindina um að sýna óvissu:

• Hvaða hlutar þessa svars gætu verið óáreiðanlegir?

• Hvaða forsendur ertu að gera þér?

• Hvaða staðreyndir ætti ég að staðfesta?

• Hvaða upplýsingar myndu breyta þessari ráðleggingu?

• Gefðu mér sterkustu rökin gegn þessari niðurstöðu.

Þessar leiðbeiningar munu ekki gera gervigreind óskeikul, en þær hvetja til vandaðri hugsunar.

9. Hvernig á að nota gervigreind fyrir gögn, skýrslur og töflureikna

Gervigreind getur gert tölur auðveldari að skilja, sérstaklega fyrir fólk sem býr ekki inni í töflureiknum allan daginn.

Það getur hjálpað þér:

• Útskýrðu formúlur

• Leggja til töflureiknauppbyggingu

• Flokkaðu gögn

• Draga saman þróun

• Breyta tölum í skriflegar athugasemdir

• Greinið möguleg frávik

• Búa til tillögur að töflum

• Kaflar drög að skýrslu

• Þýða tæknilegar niðurstöður yfir á viðskiptamál

Til dæmis, í stað þess að spyrja:

„Hvað þýða þessi gögn?“

Prófaðu:

„Farið yfir þessa mánaðarlegu sölutöflu. Finnið þrjár stærstu breytingarnar, leggið til mögulegar skýringar og teljið upp spurningarnar sem ég ætti að spyrja áður en ég dreg ályktanir.“

Þessi lokasetning skiptir máli. Gögn skýra sig sjaldan sjálf.

Sala sem minnkar gæti stafað af minni eftirspurn, týndum færslum, árstíðabundnum mynstrum, verðbreytingum, seinkaðum samningi eða því að einhver límir óvart gildi inn í rangan dálk. Töflureiknar hafa þann hæfileika að skapa smávægilegar hörmungar en líta samt fullkomlega rólega út.

Láttu aldrei gervigreind taka mikilvægar fjárhagslegar, rekstrarlegar eða starfsmannaákvarðanir eingöngu byggðar á innlimuðu gagnasafni.

Athugaðu:

• Hvort gögnin séu tæmandi

• Hvort einingarnar séu réttar

• Hvort flokkar séu samræmdir

• Hvort vantar gildi skipta máli

• Hvort gervigreindin misskildi viðskiptasamhengið

• Hvort fylgni sé meðhöndluð sem orsakasamhengi

Gervigreind getur flýtt fyrir túlkun. Ábyrgð er enn hjá fólki.

10. Verndun trúnaðar- og viðkvæmra upplýsinga 🔐

Áður en upplýsingar um vinnustað eru færðar inn í gervigreindartól skaltu skilja reglur fyrirtækisins.

Ekki gera ráð fyrir að allir gervigreindarpallar séu samþykktir fyrir trúnaðargögn.

Viðkvæmar upplýsingar geta verið meðal annars:

• Viðskiptavinaskrár

• Upplýsingar um starfsmenn

• Lykilorð eða aðgangsupplýsingar

• Læknisfræðilegar upplýsingar

• Lögleg skjöl

• Fjárhagsupplýsingar

• Óútgefnar vöruáætlanir

• Innri stefna

• Sérkóði

• Samningsskilmálar

• Persónugreinanlegar upplýsingar

Fjarlægið persónugreinanlegar upplýsingar ef mögulegt er.

Í stað þess að slá inn:

„Skrifaðu frammistöðumat fyrir Jordan Smith í rekstrarteyminu í Manchester, sem náði ekki samningsfresti Acme.“

Notaðu eitthvað eins og:

„Skrifaðu frammistöðumat fyrir starfsmann rekstrar sem missti af mikilvægum fresti viðskiptavinar. Hafðu endurgjöfina staðreyndaríka, uppbyggilega og einbeitta að næstu skrefum.“

Nafnlausar upplýsingar draga úr áhættu en leyfa samt gervigreind að aðstoða við uppbyggingu.

Kannaðu einnig hvort fyrirtækið þitt bjóði upp á viðurkennt gervigreindarkerfi fyrir fyrirtæki. Þessi verkfæri geta falið í sér sterkari gagnaeftirlit, aðgangsstjórnun og innri stefnur.

Þægindi eru ekki góð ástæða til að afhjúpa upplýsingar sem ættu að vera trúnaðarmál. Það er ekki nýsköpun. Það er bara að skilja skjalaskápinn eftir opinn í rigningunni.

11. Þar sem gervigreind ætti ekki að taka lokaákvörðunina

Gervigreind getur stutt ákvarðanatöku, en sumar ákvarðanir krefjast ábyrgðar manna frá upphafi til enda.

Verið sérstaklega varkár með:

• Ráðningar og uppsagnir

• Aga starfsmanna

• Læknisfræðilegar ákvarðanir

• Lögfræðiráðgjöf

• Lánshæfis- eða fjárhagsleg samþykki

• Öryggismikilvæg vinna

• Dómar um fylgni

• Einkunn á afköstum

• Viðkvæmar deilur viðskiptavina

• Ákvarðanir sem fela í sér mismunun eða sanngirni

Gervigreind getur hjálpað til við að draga saman sönnunargögn, greina spurningar eða bera saman atburðarásir. Gervigreind ætti ekki að fá að taka lokaákvörðun án eftirlits hæfra manna.

Af hverju? Vegna þess að gervigreind skilur ekki afleiðingar á sama hátt og fólk gerir. Hún getur unnið úr mynstrum en ber ekki ábyrgð, samkennd, faglega skyldu eða raunverulegt samhengi.

Það gæti einnig endurskapað skekkju sem leynist í dæmum, sögulegum gögnum eða því hvernig fyrirmæli eru sett fram.

Góð regla er:

Því meiri áhrif sem gervigreind hefur á réttindi, lífsviðurværi, öryggi eða framtíð einstaklings, því minni stjórn ætti hún að hafa.

Sú regla er ekki of áberandi, en hún gildir.

12. Hvernig stjórnendur geta kynnt gervigreind án þess að valda ótta

Þegar leiðtogar kynna gervigreind á rangan hátt heyra starfsmenn oft eitt skilaboð:

„Við fundum vél sem gæti komið í staðinn fyrir þig.“

Jafnvel þegar það er ekki ætlunin, þá skapar óljós samskipti kvíða.

Betri aðferð er að útskýra:

• Af hverju er verið að kynna gervigreind

• Hvaða verkefni það kann að styðja

• Hvaða verkefni eru áfram mannastýrð

• Hvaða gögn starfsmenn mega færa inn

• Hvaða endurskoðun er nauðsynleg

• Hvernig tilkynna skal mistök

• Hvernig árangur verður mældur

• Hvaða þjálfun verður veitt

Stjórnendur ættu að einbeita sér að hagnýtum dæmum frekar en stórum loforðum.

Til dæmis:

„Við notum gervigreind til að búa til fyrstu drög að venjulegum svörum viðskiptavina. Þjónustufulltrúi mun samt sem áður fara yfir öll svör.“

Það er skýrara en:

„Við erum að bæta upplifun viðskiptavina með næstu kynslóðar upplýsingaöflunar.“

Seinni setningin hljómar dýr og þýðir nánast ekkert.

Teymum ætti einnig að vera leyft að gera tilraunir innan öruggra marka. Starfsmenn sem vinna verkið sjá oft bestu notkunartilvikin vegna þess að þeir vita nákvæmlega hvaða ferlar eru endurteknir, pirrandi og haldið saman af einu hetjulegu töflureikni.

13. Einfalt rammaverk fyrir upphaf þessarar viku

Til að byrja að nota gervigreind án þess að flækja hlutina of mikið skaltu velja eitt verkefni með litla áhættu.

Skref 1: Finndu endurtekið verkefni

Leitaðu að vinnu sem þú vinnur nokkrum sinnum í viku.

Dæmi:

• Að skrifa eftirfylgnitölvupósta

• Yfirlit yfir fundi

• Snið skýrslur

• Að búa til dagskrár

• Endurskrifa efni

• Að skipuleggja glósur

Skref 2: Skilgreina verðugan árangur

Ákveðið hvernig árangur lítur út.

Kannski viltu stytta tímann í gerð ritgerða, bæta samræmi, fækka mistökum eða búa til skýrari aðgerðapunkta.

Skref 3: Búðu til endurnýtanlega fyrirspurn

Skrifaðu fyrirmæli sem innihalda verkefni, samhengi, markhóp, snið og takmarkanir.

Geymið það einhvers staðar þar sem það er aðgengilegt.

Skref 4: Farið yfir allar úttaksupplýsingar

Athugaðu staðreyndir, tón, friðhelgi og viðeigandi efni.

Ekki rugla saman hraða og gæðum.

Skref 5: Bættu fyrirmælin

Taktu eftir hvað gervigreindin gerir rangt.

Bættu við skýrari leiðbeiningum. Gefðu dæmi. Fjarlægðu óvissu. Biddu um aðra uppbyggingu.

Skref 6: Mælið niðurstöðuna

Sparaði það tíma? Bættust gæðin? Skapaði það auka vinnu við klippingu?

Sum verkflæði í gervigreind líta vel út en spara nánast ekkert. Önnur fjarlægja hljóðlega klukkustund af gremju í hverri viku.

Haltu seinni gerðinni.

14. Algeng mistök sem fólk gerir með gervigreind á vinnustað

Að skilja hvernig á að nota gervigreind í vinnunni þýðir líka að vita hvað á ekki að gera.

Að gefa óljósar leiðbeiningar

Veik inntak skapar almenna úttak.

Bættu við samhengi, dæmum, takmörkunum og skýru markmiði.

Að treysta fyrstu viðbrögðum

Fyrsta svarið er drög, ekki boðorð höggvið í stein.

Biðjið um endurskoðanir.

Að afrita án þess að breyta

Ritun sem er búin til með gervigreind kann að hljóma fáguð en innantóm. Bættu við raunverulegum smáatriðum, fjarlægðu almennar setningar og láttu hana hljóma mannlega.

Deiling trúnaðargagna

Ekki líma viðkvæmar upplýsingar inn í ósamþykkt kerfi.

Að nota gervigreind fyrir allt

Sum verkefni eru hraðari að klára sjálfur.

Þú þarft ekki sex málsgreina fyrirmæli með gervigreind til að skrifa „Takk, ég mun skoða þetta í dag.“

Að fela notkun gervigreindar þegar upplýsingagjöf skiptir máli

Sumar stofnanir, viðskiptavinir eða atvinnugreinar krefjast gagnsæis. Fylgið viðeigandi stefnu.

Að meðhöndla úttak gervigreindar sem hlutlægt

Gervigreind endurspeglar mynstur og forsendur. Hún er ekki sjálfkrafa hlutlaus.

Að sjálfvirknivæða bilað ferli

Að flýta fyrir slæmu ferli gerir það ekki gott. Það framleiðir bara mistök á ótrúlegum hraða 💨

Lagaðu vinnuflæðið áður en þú sjálfvirknivæðir það.

15. Að byggja upp gervigreindarvenju sem varir

Besta leiðin til að venjast gervigreind á vinnustað er að nota hana reglulega fyrir lítil, afmörkuð verkefni.

Byrjaðu á einni eða tveimur endurteknum verkefnum.

Til dæmis:

• Notaðu gervigreind á hverjum mánudegi til að skipuleggja forgangsröðun þína.

• Eftir fundi, breytið glósum í aðgerðaatriði.

• Áður en þú sendir langan tölvupóst skaltu biðja gervigreindina að stytta hann.

• Þegar þú stendur frammi fyrir ákvörðun skaltu spyrja um forsendur og mótrök.

• Í lok verkefnis, notaðu gervigreind til að skipuleggja lærdóminn.

Haltu litlu leiðbeiningasafni fyrir verkefni sem þú endurtekur. Með tímanum munt þú öðlast tilfinningu fyrir því hvaða leiðbeiningar virka, hvaða verkefni henta og hvar mannleg dómgreind skiptir mestu máli.

Þú munt einnig læra hvenær ekki er hægt að nota gervigreind.

Það er líka hluti af læsi á gervigreind.

Markmiðið er ekki hámarksnýting gervigreindar. Markmiðið er betri vinna.

Hagnýt lokaorð

Að læra að nota gervigreind í vinnunni snýst að mestu leyti um að læra að úthluta verkefnum á skýran hátt.

Gervigreind er verðmæt til að semja drög, draga saman, aðlaga, skipuleggja, útskýra og kanna. Hún getur dregið úr endurtekinni fyrirhöfn og hjálpað þér að fara mun hraðar úr auðu blaði yfir í nothæfa fyrstu útgáfu.

En það þarf mörk.

Verndaðu trúnaðarupplýsingar. Staðfestu mikilvægar fullyrðingar. Farðu yfir viðkvæm samskipti. Haltu fólki ábyrgu fyrir áhrifamiklum ákvörðunum. Og vinsamlegast standist freistinguna að sjálfvirknivæða ferli sem enginn skilur.

Byrjaðu smátt. Veldu eitt pirrandi, endurtakanlegt verkefni. Gefðu gervigreindinni skýrar leiðbeiningar, skoðaðu niðurstöðuna og betrumbættu ferlið.

Þegar gervigreind er notuð vel gerir hún vinnuna ekki minna mannlega. Hún skapar meira rými fyrir þá hluta vinnunnar sem krefjast mannlegrar starfsemi í fyrsta lagi - dómgreind, traust, athygli, samkennd og getu til að taka eftir því þegar fundur hefur farið alveg úr böndunum. 

Hagnýtt dæmi: Að breyta fundargögnum í áreiðanleg aðgerðaratriði

Atburðarás

Maya sér um aðlögun viðskiptavina hjá vaxandi hugbúnaðarfyrirtæki. Hún sækir þrjá verkefnafundi í hverri viku, tekur grófa minnispunkta á meðan fólk talar og breytir þeim síðar í eftirfylgnitölvupósta.

Verkefnið er endurtekið en það hefur í för með sér nokkra áhættu. Tillögu um frest getur auðveldlega verið ruglað saman við samþykktan frest, en almenn tillaga getur óvart orðið á ábyrgð einhvers. Markmiðið er því ekki að láta gervigreind ákveða hvað gerðist. Það er að nota gervigreind til að skipuleggja glósurnar á meðan Maya staðfestir hverja ákvörðun, eiganda og dagsetningu áður en samantektinni er deilt.

Það sem aðstoðarmaðurinn þarfnast

Maja býður upp á:

• Nafnlausar fundargögn hennar eða samþykkt afrit

• Tilgangur fundarins

• Listi yfir þátttakendur og hlutverk þeirra

• Nauðsynlegt úttakssnið

• Regla sem kveður á um að eigendur sem vantar eða frestar skuli merktir frekar en að þeir séu uppfundnir

• Skýr greinarmunur á staðfestum ákvörðunum, fyrirhuguðum hugmyndum og óleystum spurningum

• Samþykkt aðferð fyrirtækis hennar til að meðhöndla trúnaðarupplýsingar

Áður en hún hleður einhverju upp fjarlægir hún nöfn viðskiptavina, persónuupplýsingar, aðgangsupplýsingar og viðskiptaviðkvæmar upplýsingar nema gervigreindarkerfið sé sérstaklega samþykkt til að meðhöndla þessi gögn.

Dæmi um leiðbeiningar

„Breyttu fundargögnunum hér að neðan í hnitmiðaða eftirfylgni.“.

Raðaðu svörunum undir þessum fyrirsögnum:

1. Staðfestar ákvarðanir

2. Aðgerðaratriði

3. Tillögur að hugmyndum

4. Óleystar spurningar

5. Áhætta eða ósjálfstæði

Fyrir hvert aðgerðarlið skal tilgreina verkefni, eiganda og frest. Ef eigandi eða frestur var ekki sérstaklega samþykktur skal skrifa „Ekki staðfest“. Ekki gefa ályktanir um skuldbindingar eða búa til smáatriði.

Haltu samantektinni innan við 350 orð. Notaðu skýrt og hlutlaust tungumál sem hentar öllum sem sóttu fundinn.

Áður en þú lýkur skaltu telja upp allar fullyrðingar sem eru óljósar eða gætu þurft að athuga

Góð á móti slæmri útkomu

Veik aðgerðarliður gæti sagt:

„Sam mun uppfæra leiðbeiningarnar um innleiðingu fyrir föstudag.“

Það hljómar ljóst, en það er óöruggt ef glósurnar gefa aðeins til kynna að Sam gæti skoðað leiðbeiningarnar og enginn frestur var samþykktur.

Betri útgáfa myndi segja:

„Farið yfir leiðbeiningar um innleiðingu - tilvonandi eigandi: Sam; frestur: ekki staðfestur.“

Önnur útgáfan varðveitir óvissuna í stað þess að breyta umræðu hljóðlega í skuldbindingu.

Hvernig á að prófa það

Maya býr til lítið prufusett með því að nota sex fyrri fundi þar sem hún þekkir nú þegar niðurstöðurnar.

Hún kannar hvort aðstoðarmaðurinn:

• Aðskilur ákvarðanir frá tillögum

• Afritar nöfn, dagsetningar og fresta nákvæmlega

• Merkir vantar upplýsingar sem óstaðfestar

• Forðast að úthluta verkefnum sem aldrei voru samið um

• Inniheldur mikilvægar óleystar spurningar

• Býr til samantekt sem annar þátttakandi getur skilið

• Sleppir trúnaðarupplýsingum sem fjarlægðar voru úr inntakinu

Hún bætir einnig við vísvitandi jaðartilvikum:

• Þátttakandi grínast með að klára verkefni

• Tveir einstaklingar ræða eignarhald án þess að komast að samkomulagi

• Einhver nefnir tvo mögulega fresti

• Afritið úthlutar athugasemd til rangs ræðumanns

• Ákvörðun felld úr gildi síðar á fundinum

• Verkefni er samþykkt en enginn eigandi er nefndur

Verkflæðið gengur aðeins eftir þegar Maya getur rakið allar ákvarðanir og aðgerðir aftur til upprunalegu minnispunktanna.

Niðurstaða

Dæmigert niðurstaða: Maya prófar ferlið á sex fundaryfirlitum yfir tvær vikur.

Handvirkt ferli hennar tók áður að meðaltali 18 mínútur á fund. Með gervigreind tekur fyrsta drög um 2 mínútur að búa til, og síðan að meðaltali 7 mínútur fyrir yfirferð og ritstjórn. Þetta dregur úr heildarvinnslutíma úr 18 mínútum í 9 mínútur á fund.

Dæmi um sparnað á sex fundum er:

• Fyrri samtals: 6 × 18 mínútur = 108 mínútur

• Heildartími með aðstoð gervigreindar, þar með talið yfirferð: 6 × 9 mínútur = 54 mínútur

• Dæmigert tímasparnaður: 54 mínútur

Fimm af sex samantektum uppfylla gátlista fyrir samþykki eftir eina yfirferð. Eftirstandandi samantekt þarfnast annarrar yfirferðar vegna þess að afritið ruglaði tvo fyrirlesara.

Þessar tölur eru dæmi um mat byggt á uppgefnu prófunaruppsetningu, ekki niðurstöðum frá birtum fyrirtækjum. Úrtakið er lítið, fundirnir geta verið misflækjustigir og útreikningurinn inniheldur yfirferðartíma en ekki þann tíma sem þarf til að hreinsa eða nafnleysa afrit.

Hvað getur farið úrskeiðis

Aðstoðarmaðurinn getur:

• Finna eiganda fyrir óúthlutað verkefni

• Líttu á tillögu að dagsetningu sem staðfestan frest

• Missti af ákvörðun sem var orðuð óbeint

• Rekja athugasemd til rangrar manneskju

• Búðu til fágaða samantekt sem hylur óvissu

• Geymið viðkvæmar upplýsingar sem fylgja með í minnispunktunum

• Fylgdu úreltum leiðbeiningum ef fundarsniðmátið breytist

Alvarlegasta mistökin væru að senda samantektina án þess að yfirfara hana. Færni í lestri er ekki sönnun þess að skráningin sé rétt.

Maya ber því saman hverja aðgerð við upprunalegu athugasemdirnar, staðfestir óljósar skuldbindingar við viðeigandi aðila og geymir upprunalegu athugasemdirnar tiltækar til viðmiðunar. Viðkvæm eða umdeild mál eru afgreidd handvirkt frekar en að vera falin aðstoðarmanni.

Hagnýtt skyndibita

Gervigreind er verðmæt hér því hún breytir fyrirliggjandi upplýsingum í skýrari uppbyggingu. Hún kemur ekki í staðinn fyrir þann sem ber ábyrgð á að staðfesta það sem ákveðið var.

Öruggt vinnuflæði er einfalt: setja skýrar reglur, fjarlægja viðkvæmar upplýsingar, krefjast þess að gervigreindin sýni óvissu, prófa hana gegn þekktum dæmum og fella inn mannlega endurskoðun í öllum fullyrtum tímasparnaði.

Algengar spurningar

Hvernig geta byrjendur byrjað að nota gervigreind í vinnunni á öruggan hátt?

Byrjið á einu endurteknu, áhættusnauðu verkefni, eins og að semja eftirfylgnitölvupóst, taka saman minnispunkta, búa til dagskrár eða endurskipuleggja núverandi efni. Gefið gervigreindinni skýr fyrirmæli og farið síðan yfir niðurstöðuna með tilliti til nákvæmni, tóns, friðhelgi og viðeigandi. Forðist að slá inn viðkvæmar upplýsingar nema fyrirtækið hafi samþykkt tólið til að meðhöndla þessi gögn.

Hvaða verkefni eru best að sjálfvirknivæða með gervigreind á vinnustað?

Gervigreind virkar vel við að búa til fyrstu drög, endurvinna núverandi upplýsingar og skipuleggja grunngreiningar. Hentug verkefni eru meðal annars að endurskrifa skjöl, draga út fundaraðgerðir, flokka endurgjöf, útskýra þróun töflureikna og búa til gátlista. Hún hentar síður fyrir ákvarðanir sem hafa mikil áhrif og varða ráðningar, lögfræði, öryggi, fjármál, heilbrigðisþjónustu eða sanngirni.

Hvernig skrifa ég góða gervigreindarleiðbeiningu fyrir vinnu?

Sterk vinnustaðarfyrirmæli útskýra verkefnið, samhengið, markhópinn, æskilegt snið og nauðsynlegar upplýsingar. Í stað þess að biðja um almenna hjálp, lýstu þeim tilteknu árangri sem þú þarft og öllum takmörkunum, svo sem orðafjölda eða tón. Þú getur fínstillt svarið frekar með því að biðja gervigreindina um að fjarlægja endurtekningar, bera kennsl á forsendur eða merkja upplýsingar sem þarfnast staðfestingar.

Hvernig get ég notað gervigreind fyrir tölvupóst án þess að hljóma vélrænt?

Gefðu upp upprunalega skilaboðin, tilgang þeirra, samband þitt við viðtakandann og þann tón sem þú vilt. Biddu gervigreindina að gera tölvupóstinn hnitmiðaðan, vingjarnlegan, ákveðinn eða viðeigandi fyrir tiltekinn markhóp. Áður en þú sendir hann skaltu bæta við nákvæmum upplýsingum, fjarlægja almennt orðalag og ganga úr skugga um að hver setning hljómi eðlilega undir nafninu þínu.

Hvernig ætti að fara yfir fundargögn sem búin eru til með gervigreind?

Berið saman allar ákvarðanir, aðgerðir, eiganda og frest við upprunalegar athugasemdir eða samþykkta afrit. Krefjist þess að gervigreindin aðgreini staðfestar ákvarðanir frá fyrirhuguðum hugmyndum og óleystum spurningum. Upplýsingar sem vantar ættu að vera merktar „Ekki staðfest“ frekar en ágiskun, sérstaklega þegar ræðumenn ræddu mögulega eigendur eða dagsetningar án þess að ná samkomulagi.

Getur gervigreind greint töflureikna og viðskiptagögn nákvæmlega?

Gervigreind getur útskýrt formúlur, dregið saman þróun, greint hugsanleg frávik og breytt tölum í skriflegar athugasemdir. Túlkun hennar er þó háð hreinum gögnum og nægilegu viðskiptasamhengi. Athugið einingar, vantar gildi, samræmi flokka og hvort aðrar skýringar séu til staðar áður en útkoman er notuð til fjárhagslegra, rekstrarlegra eða starfsmannaákvarðana.

Hvaða upplýsingar um vinnustað ætti aldrei að færa inn í gervigreind?

Forðist að slá inn lykilorð, aðgangsupplýsingar, viðskiptavinaskrár, upplýsingar um starfsmenn, læknisfræðilegar upplýsingar, lagaleg skjöl, einkaleyfiskóða, óútgefnar áætlanir eða viðkvæmar fjárhagsupplýsingar í ósamþykkt kerfi. Fjarlægið nöfn og persónugreinanlegar upplýsingar ef mögulegt er. Gagnastefna fyrirtækisins og samþykkt verkfæri fyrirtækisins ættu að ákvarða hvaða upplýsingar má vinna úr á öruggan hátt.

Hvernig geta stjórnendur innleitt gervigreind í vinnunni án þess að hafa áhyggjur af starfsmönnum?

Stjórnendur ættu að útskýra hvers vegna gervigreind er tekin upp, hvaða verkefni hún mun styðja, hvað er áfram mannstýrt og hvernig verður að endurskoða niðurstöður. Þeir ættu einnig að skilgreina samþykktar gagnavinnsluaðferðir, þjálfun, skýrslugerðarferli og mælikvarða á árangur. Raunhæf dæmi hafa tilhneigingu til að byggja upp meira traust en óljós loforð um umbreytingu eða snjall vinnuflæði.

Hver eru algengustu mistökin þegar gervigreind er notuð í vinnunni?

Algeng mistök eru meðal annars að gefa óljósar leiðbeiningar, treysta fyrstu svörum, afrita efni án þess að breyta og deila trúnaðarupplýsingum. Fólk getur einnig sjálfvirknivætt bilaða ferla eða meðhöndlað gervigreindarúttak sem hlutlægt. Betri aðferð er að staðfesta mikilvægar fullyrðingar, endurskoða veik drög, prófa endurtekningarhæf vinnuflæði og halda ábyrgð manna skýrri.

Hvernig get ég mælt hvort verkflæði í gervigreind sparar tíma?

Mælið allt ferlið, þar á meðal undirbúning inntaks, nafnleynd upplýsinga, yfirferð úttaks og leiðréttingar. Berið þessa heildarfjölda saman við tíma og gæði fyrri vinnuflæðis. Skilvirkt gervigreindarferli ætti að draga úr fyrirhöfn eða bæta samræmi án þess að skapa óásættanlega áhættu varðandi friðhelgi einkalífs, nákvæmni eða ábyrgð.

Heimildir

1. Breska ríkisstjórnin - Handbók um gervigreind fyrir breska ríkisstjórnina - gov.uk

2. Þjóðstofnun staðla og tækni - Rammi fyrir áhættustjórnun gervigreindar: Kynslóð gervigreindar - nist.gov

3. Upplýsingafulltrúi - Gervigreind, gagnavernd og opinberi geirinn: Stefnumál varðandi gervigreind - ico.org.uk

4. Þjóðhagfræðistofnunin - nber.org

5. Jafnréttisnefnd Bandaríkjanna - Hvert er hlutverk EEOC í gervigreind? - eeoc.gov

6. Samskiptaþjónusta stjórnvalda - GCS Generative AI Policy - communications.gov.uk

7. OpenAI - Hagnýt handbók um smíði með gervigreind - openai.com

Finndu nýjustu gervigreindina í opinberu versluninni fyrir gervigreindaraðstoðarmenn

Um okkur