Hvernig á að virkja AI Notes í Teams

Stutt svar: Gervigreindarglósur í Teams virka best þegar stjórnendur virkja fyrst réttar Copilot- og umritunarstefnur, og síðan kveikja skipuleggjendur á Facilitator eða nota Recap í studdum fundum. Þegar leyfisveitingar, umritun eða fundargerð eru ekki rétt stillt gætu glósur ekki birst eða verið ófullkomnar.

Lykilatriði:

Stjórnunarstjórnun: Athugaðu fundarstefnur Teams áður en þú býst við að AI Notes birtist.

Leyfisathugun: Paraðu eiginleika Leiðbeinanda, Samantektar og Samstarfsaðila við réttindi.

Kröfur um umritun: Virkja og keyra umritun þegar gervigreindarglósur eftir fund skipta máli.

Fundargerð: Notið áætlaða, studda fundi með skýrum dagskrám til að bæta afköst.

Mannleg yfirferð: Staðfestu nöfn, ákvarðanir, fresta og viðkvæmar upplýsingar áður en glósum er deilt.

1. Hvað gervigreindarglósur í Teams þýða 🤖

Áður en þú ferð að því hvernig á að virkja AI Notes í Teamsþarftu að aðgreina þrjá svipaða eiginleika:

• Glósur búnar til með gervigreind á fundinum - venjulega knúnar áfram af Facilitator í Teams fundum.

• Gervigreindarglósur í samantekt - glósur og eftirfylgniverkefni sýnd eftir fund eða viðburð.

• Fundargögn frá Copilot - glósur sem búnar voru til í gegnum Microsoft 365 Copilot úr fundarspjalli eða fundarsamantekt.

Leiðbeinandi getur búið til glósur úr gervigreind í rauntíma, tekið saman lykilákvarðanir, skráð opnar spurningar, svarað spurningum í fundarspjalli og hjálpað til við að stjórna verkefnum. Microsoft segir að Microsoft 365 Copilot leyfi sé krafist til að bæta leiðbeinanda við fund eða kveikja á því meðan á fundi stendur, þó að innri fundarþátttakendur geti séð uppfærslur í beinni þegar það er í gangi.

Þessi greinarmunur skiptir máli því einn gæti sagt „Glósur með gervigreind“ og átt við fágaða glósuborðið í beinni, en annar gæti átt við flipann með glósum með gervigreind eftir fundinn. Sama eldhús, mismunandi skúffur.

2. Fljótleg gátlisti áður en þú virkjar AI glósur í Teams ✅

Hér er sá þurri en mikilvægi hluti. Gervigreindarglósur birtast ekki töfralaust bara vegna þess að einhver smellti á „Skráðu þig“. Þú þarft venjulega rétt leyfi, réttar stjórnunarstefnur, virkjaða umritun og fundarform sem styður aðgerðina.

Athugaðu þetta fyrst:

• Fyrirtækið þitt notar Microsoft 365 Copilot fyrir gervigreindarglósur leiðbeinenda í beinni eða Teams Premium / Copilot þar sem eiginleikar eins og snjallar samantektir eru notaðir.

• Umritun er leyfð samkvæmt fundarstefnu Teams.

• Copilot er ekki lokað af stjórnunarstefnu.

• Fundurinn er áætlaður Teams-fundur þar sem aðgerðin er studd.

• Skipuleggjandinn eða kynnirinn hefur leyfi til að kveikja á viðeigandi gervigreindareiginleika.

• Fundurinn er nógu langur og hægt er að umrita hann ef þú vilt taka glósur úr gervigreind eftir fundinn.

Leyfisskjöl Microsoft fyrir Teams Premium innihalda „Skoða glósur og verkefni frá fundum sem eru búin til með gervigreind“ sem gervigreindarknúinn samskiptamöguleika, en leiðbeiningar fyrir Facilitator segja sérstaklega að Microsoft 365 Copilot sé nauðsynlegt til að bæta við eða kveikja á Facilitator.

Lítill krafi, því auðvitað er einn til: Gervigreindarglósur í Recap eru tiltækar fyrir viðburði sem stóðu lengur en fimm mínútur og voru umritaðir á ensku, og Microsoft bendir einnig á að sniðið getur verið mismunandi eftir umritunarmáli.

3. Hvernig á að virkja AI glósur í Teams sem stjórnandi 🛠️

Fyrir stjórnendur, leiðbeiningar um hvernig á að virkja AI Notes í Teams í stjórnmiðstöð Teams, ekki inni í fundinum sjálfum. Þetta er þar sem margir festast. Þeir halda áfram að leita að AI Notes hnappinum, en stefnan segir hljóðlega „nei“ í bakgrunni.

Slóðin að stjórnandanum er venjulega:

1. Opnaðu stjórnendamiðstöð Teams.

2. Farðu á fundi.

3. Veldu Fundarreglur.

4. Veldu núverandi stefnu eða stofnaðu nýja.

5. Finndu Upptöku og umritunarhlutann .

6. Finndu Copilot stillinguna.

7. Veldu einn af tiltækum valkostum:

   • Kveikt

   • Kveikt með vistaðri afritun krafist

   • Kveikt með afrit vistað sjálfgefið

   • Slökkt

8. Vistaðu stefnuna og vertu viss um að hún sé úthlutað réttum notendum.

Leiðbeiningar Microsoft fyrir stjórnendur lista upp þessar stillingar fyrir fundarstefnu Copilot og útskýra að umritunarstefna hefur áhrif á hvort Copilot geti virkað á meðan og eftir fundi.

Þú þarft einnig að staðfesta að umritun sjálf sé tiltæk. Umritun Teams er stefnustýrður eiginleikiog bæði skipuleggjandinn og notandinn sem byrjar umritun þurfa að virkja stillinguna fyrir fundi, veffundi eða fundi til að geta tekið með umrit.

Þetta er sá hluti sem fólk sleppir og kennir svo Teams um. Stundum á Teams það skilið. En ekki alltaf.

4. Hvernig á að virkja gervigreindarglósur í Teams þegar fundur er bókaður 📅

Fyrir fundarskipuleggjendur er auðveldasta leiðin að útbúa glósur úr gervigreind áður en fundurinn hefst. Það gefur Teams meira svigrúm til að haga sér vel, eins og köttur sem hefur þegar verið fóðraður.

Til að bæta við leiðbeinanda við tímasetningu:

1. Opna dagatalið í Teams.

2. Veldu Nýtt.

3. Kveiktu á fundarrofanum í Teams .

4. Veldu Valkostir.

5. Farðu í Copilot og aðra gervigreind.

6. Gakktu úr skugga um að Leyfa aðstoðarflugmanni og leiðbeinanda sé stillt á annað hvort:

   • Aðeins á meðan fundinum stendur

   • Á meðan fundinum stendur og eftir hann

7. Kveiktu á leiðbeinandanum .

8. Veldu Nota.

Microsoft fyrir leiðbeinanda segir að þetta sé leiðin til að skipuleggja fundiog einnig er tekið fram að aðeins er hægt að bæta leiðbeinanda við áætlaða fundi, ekki við fundi í rásum, skyndifundi eða símtöl í Teams.

Gott fundarboð hjálpar líka. Bættu við einfaldri dagskrá í lýsingu eða fundarglósum. Fundarstjóri getur athugað hvort dagskrá sé til staðar í boðinu eða í fundarglósum og notað hana til að halda umræðunum skipulögðum. Ekki töfrabrögð, en nokkuð nálægt því þegar fundurinn inniheldur of margar „bara eitt í viðbót“ augnablik.

5. Hvernig á að kveikja á gervigreindarglósum á meðan á lifandi Teams-fundi stendur 🎙️

Kannski gleymdirðu að virkja það við skipulagningu fundarins. Það gerist. Þú opnar fundinn, einhver spyr „Getur gervigreind tekið glósur?“ og skyndilega horfa allir á skipuleggjandann eins og þeir stjórni tunglinu.

Til að kveikja á leiðbeinanda á meðan fundi stendur:

1. Taktu þátt í Teams fundinum.

2. Veldu Fleiri aðgerðir úr fundarstýringunum.

3. Veldu Kveikja á leiðbeinanda.

4. Veldu fundartungumál ef Teams spyr.

5. Bíddu í nokkrar mínútur þar til athugasemdir byrja að birtast.

Þegar leiðbeinandi er virkur breytist glósutáknið til að gefa til kynna að glósur sem eru búnar til með gervigreind séu virkar. Microsoft segir að glósurnar birtist ekki strax og það geti tekið nokkrar mínútur þar sem þær eru byggðar á umræðum sem teknar eru upp í afriti.

Ein mikilvæg atriði í hlutverkinu: þátttakendur í farsímum geta séð glósur í beinni útsendingu, en aðeins skipuleggjendur eða kynningaraðilar sem nota Teams á tölvu eða vef geta kveikt eða slökkt á leiðbeinandanum meðan á fundi stendur.

Svo ef einhver er að skrá sig í gegnum síma í leigubíl og spyr hvers vegna þeir geti ekki virkjað það, þá gæti það verið ástæðan. Pirrandi? Já. Rökrétt? Að mestu leyti.

6. Hvernig á að finna glósur úr gervigreind eftir fund í Teams 🔎

Eftir að fundi lýkur hverfa glósurnar ekki í framleiðniþokunni. Þú getur venjulega fundið þær í fundarspjallinu eða í samantektinni.

Til að fara yfir efni sem búið er til með gervigreind eftir fund:

1. Opna spjall í Teams.

2. Veldu fundarspjallið.

3. Veldu Samantekt efst.

4. Veldu Athugasemdir eða AI-athugasemdir, allt eftir því hvaða upplifun leigjanda þínum birtist.

Microsoft segir að hægt sé að nálgast efni sem leiðbeinendur búa til í gegnum fundarspjall og fundarglósur í Recap eftir að fundi lýkur. Fundarglósur sem eru búnar til með gervigreind eru geymdar á Microsoft Loop síðu og þátttakendur geta breytt þeirri Loop síðu fyrir, á meðan eða eftir fundinn.

Fyrir samantekt á gervigreindarglósum á almennan hátt segir Microsoft að notendur geti skoðað handvirkar og gervigreindarbúnar glósur ásamt eftirfylgniverkefnum með því að velja gervigreindarglósur í samantekt viðburðarins, að því tilskildu að fundurinn uppfylli kröfur um umritun.

Þetta er þar sem gervigreindarglósur verða meira en bara fundarbrella. Þú getur dregið ákvarðanir, tekið verkefni, gleymt samhengi og fylgt eftir án þess að spila allt samtalið aftur eins og þú værir að rannsaka vettvang glæps á litlum skrifstofu 🕵️.

7. Samanburðartafla: Leiðir til að nota gervigreindarglósur í teymum 📊

Aðferð / Eiginleiki	Best fyrir	Helsta krafa	Það sem þú færð	Létt pirrandi smá
Leiðbeinandi með gervigreindarglósum í beinni	Fundir þar sem fólk þarf að taka minnispunkta á meðan það talar	Microsoft 365 Copilot leyfi	Rauntíma glósur, ákvarðanir, spurningar, verkefni	Þarfnast stuðnings við fundargerð - ekki allir fundir virka
Gervigreindarathugasemdir í samantekt	Að ná sér í lið eftir fund	Umritaður fundur sem uppfyllir skilyrði	Glósur, verkefni, samantektarefni	Sýnist ekki ef umritun vantar
Copilot „Búa til fundarglósur“	Stutt samantekt eftir fundi	Microsoft 365 Copilot	Lykilefni og aðgerðarliðir	Þú þarft auðvitað samt að staðfesta það
Handvirkar athugasemdir fyrir Teams	Einfaldir innri fundir	Aðgangur að grunnfundargögnum	Dagskrá, minnispunktar, verkefni	Einhver verður að skrifa, sorglegt en satt
Upptaka ásamt afriti	Endurskoðunar- og eftirlitsferlar	Upptöku-/umritunarstefna virkjuð	Leitanleg afritun og spilunarsamhengi	Getur búið til spurningar um geymslu og friðhelgi einkalífs

Leiðbeiningar Microsoft fyrir minnispunkta sem Copilot býr til segja að notendur geti valið Copilot úr fundarspjallinu, valið fleiri fyrirmæli, búið til fundarpunkta, afritað þær og límt þær annars staðar, en jafnframt minnt notendur á að staðfesta úttak gervigreindar því það getur verið rangt.

8. Besta fundaruppsetningin fyrir betri gervigreindarglósur í Teams 🧠

Að vita hvernig á að virkja gervigreindarglósur í Teams er hálfur hlutinn. Að fá gagnlegar glósur er hinn helmingurinn. Gervigreind er ágæt í uppbyggingu, en hún er ekki huglesari með heyrnartól. Hún þarfnast skýrra inntaks.

Notaðu þessa uppsetningu:

• Bætið við skýrri dagskrá fyrir fundinn.

• Segðu ákvarðanir upphátt: „Ákvörðun: við munum hefja tilraunaverkefnið í næstu viku.“

• Úthluta eigendum munnlega: „Maya ber ábyrgð á eftirfylgni með fjármálum.“

• Gerðu hlé áður en þú skiptir um umræðuefni.

• Forðastu að fimm manns tali saman. Já, metnaðarfullt.

• Notið nöfn samræmt svo að eignarhald á verkefnum sé skýrara.

• Hafðu samræmda orðalag á fundum eftir því sem kostur er.

• Skoðið glósurnar áður en þið deilið þeim víða.

Fundarstjóri getur greint dagskrár úr fundarboði eða fundarglósum í lykkjuog getur hjálpað til við að fylgjast með dagskrárefnum meðan á fundinum stendur.

Áhrifaríkt og hljóðlátt bragð: tilkynnið aðgerðaratriðin ykkar eins og þið væruð að segja frá fyrir mjög þreyttan aðstoðarmann. Ekki vélmenni, bara skýrt. „Aðgerðaratriði: Jordan mun senda uppfærða spilastokkinn.“ Þessi tegund setninga gerir glósur úr gervigreind mun minna óskýrar.

9. Algeng vandamál þegar gervigreindarglósur birtast ekki ⚠️

Ef AI Notes vantar í Teams skaltu ekki gera ráð fyrir að aðgerðin sé biluð strax. Það gæti verið, en það eru nokkrar venjulegar hindranir.

Algengar orsakir eru meðal annars:

• Engin réttindi til Copilot eða Teams Premium fyrir þann eiginleika sem þú ert að reyna að nota.

• Samstarfsflugmaður óvirkur í fundarstefnum Teams.

• Umritun er óvirk fyrir skipuleggjanda eða þann sem er að reyna að hefja hana.

• Fundurinn er of stuttur fyrir samantekt á gervigreindarglósum.

• Fundurinn var ekki afritaður.

• Óstudd fundartegund, eins og rásarfundur fyrir leiðbeinanda.

• Rangt hlutverk, eins og þátttakandi sem reynir að kveikja á leiðbeinanda.

• Takmarkanir á utanaðkomandi þátttakendum.

• Næmismerki eða útdráttur dagskrár um dulkóðunarblokkun.

Í skjölum Microsoft er tekið fram að Teams noti afrit af viðburðum, mætingargögn og PowerPoint Live gögn til að bjóða upp á gervigreindarknúna Intelligent Recap-eiginleika, þannig að ef afritsgögn vantar getur það þýtt að gervigreindarsamantektargildi vanti.

Fyrir glósur frá leiðbeinanda í beinni skal hafa í huga að aðeins skipuleggjendur og kynnirar á tölvum eða vef geta kveikt eða slökkt á leiðbeinandanum á meðan á fundi stendur. Farsímanotendur geta skoðað glósur í beinni en geta ekki virkjað eiginleikann á sama hátt.

10. Persónuvernd, heimildir og reglan „Vinsamlegast staðfestu þetta“ 🔐

Glósur úr gervigreind eru gagnlegar, en þær eru ekki lagaleg ritari, eftirlitsfulltrúi eða smáatriðismesti samstarfsmaður þinn. Þær eru búnar til úr fundargögnum og geta misst samhengi, orðað eitthvað klaufalega eða breytt óskipulegri umræðu í örugga samantekt sem er aðeins að mestu leyti rétt.

Microsoft fullyrðir að efni í Teams-samantekt sem búið er til með gervigreind sé byggt á atburðarritun og knúið af GPT og öðrum gervigreindarlíkönum, og að það geti verið ónákvæmt, ófullkomið eða óviðeigandi.

Svo er hagnýta reglan einföld:

• Farðu yfir glósur úr gervigreind áður en þær eru sendar til viðskiptavina.

• Athugaðu ákvarðanir, tölur, nöfn og fresta.

• Staðfestu viðkvæmar upplýsingar áður en þær eru geymdar eða áframsendar.

• Forðastu að reiða þig á AI Notes sem einu skrárnar fyrir lagalegar, mannauðs-, fjárhagslegar eða reglugerðarbundnar ákvarðanir.

• Gakktu úr skugga um að þátttakendur skilji stefnur um umritun og samantektir sem eru búnar til með gervigreind.

Teams býður einnig upp á fundarvalkosti og stjórntæki fyrir viðkvæmt fundarefni, þar á meðal stjórntæki sem tengjast afritun, áframsendingu, upptökum, afritum og innsýn sem mynduð er með gervigreind.

Smá ofsóknaræði hér er hollt. Ekki eins og álpappírsofsóknaræði, heldur bara ofsóknaræði eins og að „líma kannski ekki hráa samantekt gervigreindarinnar inn í minnisblað á forsíðunni án þess að lesa það“.

11. Ráðleggingar um innleiðingu fyrir stjórnendur og umsjónarmenn teyma 🚀

Útfærsla á gervigreindarglósum virkar best þegar þú ýtir ekki bara á rofa og vonar að allir hegði sér eins og í æfingamyndbandi.

Einföld útfærsluáætlun:

1. Veldu lítinn tilraunahóp.

2. Staðfestu leyfi og stefnur.

3. Virkja umritun og Copilot stillingar fyrir þann hóp.

4. Búa til prufufund.

5. Prófaðu glósur frá leiðbeinanda í beinni.

6. Prófaðu að taka samantektir eftir fundi með gervigreind.

7. Skráðu nákvæmlega þau skref sem notendur þínir sjá.

8. Búðu til stutta innri leiðbeiningar um „hvenær á að nota AI Notes“.

9. Hafa með áminningar um friðhelgi einkalífsins.

10. Spyrjið fólk hvað ruglaði það, því það mun segja ykkur það. Upphátt.

Ástæðan fyrir tilraunaverkefninu er sú að upplifunin af Teams getur verið mismunandi eftir leyfisveitingum, stjórnunarstefnum, fundargerð, útgáfu notanda og stillingum fyrirtækisins. Þetta er ekki einn stór rauður hnappur. Þetta er frekar eins og skúffa full af hnöppum, sumir merktir betur en aðrir.

12. Fljótlegt svar: Hvernig á að virkja gervigreindarglósur í Teams 🏁

Hér er stytt útgáfa af því hvernig á að virkja AI Notes í Teams:

Fyrir stjórnendur:

• Farðu í stjórnstöð Teams.

• Opnir fundir > Fundarreglur.

• Í Upptöku og umritunskaltu virkja réttu Copilot- stefnuna.

• Gakktu úr skugga um að umritun sé leyfð.

• Úthlutaðu stefnunni til réttra notenda.

Fyrir skipuleggjendur:

• Búa til áætlaðan Teams fund.

• Opnaðu Valkostir > Aðstoðarflugmaður og önnur gervigreind.

• Stilltu Leyfa aðstoðarflugmanni og leiðbeinanda á virkan valkost.

• Kveiktu á leiðbeinanda.

• Virkjaðu stillinguna.

Á fundinum:

• Veldu Fleiri aðgerðir.

• Veldu Kveikja á leiðbeinanda.

• Bíddu í nokkrar mínútur eftir að glósur sem gervigreind hefur búið til birtist.

Eftir fundinn:

• Opnaðu spjall fundarins.

• Farðu í samantekt.

• Veldu Glósur eða AI-glósur.

Þetta er hreina útgáfan. Hagnýta útgáfan felur í sér að athuga leyfi, stefnur, umritun, hlutverk og hvort Teams sé að upplifa einn af þessum dögum.

Lokahugleiðingar 💬

að virkja gervigreindarglósur í Teams þegar búið er að raða hlutunum saman, en það er auðvelt að rugla þeim saman. Stjórnendur stjórna stefnumörkuninni. Skipuleggjendur stjórna fundaruppsetningu. Kynnir og skipuleggjendur geta virkjað fundarstjóra í fundum sem eru undir stjórn. Umritun gefur gervigreindinni eitthvað til að vinna út frá. Samantekt er þar sem fundurinn verður leitarhæfur, yfirfarinn og - helst - minnisþungi.

Besta uppsetningin er einföld: virkjaðu réttar stefnur, kveiktu á umritun, skipuleggðu fundinn rétt, notaðu Facilitator þegar lifandi minnispunktar skipta máli og farðu yfir niðurstöðuna áður en þú meðhöndlar hana eins og sannleika höggna í steintöflur 🪨. Gervigreindarminnispunktar eru mjög gagnlegir, en þeir eru samt minnispunktar frá vél sem hlustar á menn trufla hver annan. Svo já, notaðu þá. Haltu bara annarri augabrúninni örlítið upp.

Dæmi úr raunveruleikanum: Notkun gervigreindarglósa fyrir vikulegan verkefnafund viðskiptavina 🧾

Atburðarás

Ímyndaðu þér litla vefstofu sem heldur vikulegan 45 mínútna Teams-fund með viðskiptavini. Sömu vandamálin koma upp aftur og aftur: ákvarðanir grafast í spjalli, aðgerðaatriði gleymast að hluta og einhver eyðir 20-30 mínútum eftir hvern fund í að breyta flóknum glósum í uppfærslur til viðskiptavinarins.

Þetta er ímyndað en raunhæft dæmi. Stofnunin notar AI Notes í Teams til að búa til fyrstu drög að fundargögnum, síðan fer verkefnastjóri yfir niðurstöðurnar áður en nokkuð fer til viðskiptavinarins. Sá síðasti hluti skiptir máli. Gervigreindin aðstoðar við stjórnunarvinnuna, ekki kemur í staðinn fyrir manneskjuna sem skilur verkefnið.

Fundurinn er áætlaður í Teams, umritun er virkjuð og leiðbeinandi er kveikt á áður en símtalið hefst. Það passar við aðalatriði greinarinnar: AI Notes virkar best þegar leyfisveitingar, fundarreglur, umritun og fundaruppsetning eru öll í samræmi fyrst.

Það sem aðstoðarmaðurinn þarfnast

Fyrir þessa uppsetningu undirbýr skipuleggjandinn:

Áætlaður Teams fundur, ekki fljótlegt símtal.

Stutt dagskrá í fundarboði.

Umritun virkjuð fyrir fundinn.

Fundarstjóri kveikt á áður en fundurinn hefst.

Verkefnastjóri falið að fara yfir glósur úr gervigreindinni.

Einfaldur gátlisti fyrir nöfn, dagsetningar, kostnað, fresta og ákvarðanir viðskiptavina.

Góð dagskrá gæti litið svona út:

Dagskrá:

Farið yfir afhendingar síðustu viku.

Staðfesta breytingar á forsíðutexta.

Ákveðið hvort eigi að halda eða fjarlægja myndbandið af verðlagningarsíðunni.

Úthluta eigendum fyrir ræsingarverkefni.

Staðfesta næsta endurskoðunardag.

Það gefur gervigreindinni meiri uppbyggingu en óljós boð um að „upptaka verkefnisins“. Það hjálpar líka mönnunum að vera aðeins minna dreifðum, sem er alltaf bónus.

Dæmi um leiðbeiningar

Í upphafi fundarins getur skipuleggjandinn sagt eitthvað á þessa leið:

„Við notum minnispunkta sem eru búnar til með gervigreind í dag til að skrá ákvarðanir og aðgerðarliði. Vinsamlegast tilgreinið ákvarðanir skýrt, takið fram nafn eiganda hvers verkefnis og tilgreinið fresta ef mögulegt er. Við munum fara yfir minnispunktana áður en við deilum þeim eftir fundinn.“

Á fundinum getur verkefnastjórinn gert aðgerðaatriði augljós:

„Ákvörðun: Við geymum myndbandið af verðlagningarsíðunni til útgáfu.“

„Aðgerðaratriði: Priya sendir endurskoðaðan texta af heimasíðunni fyrir klukkan 15:00 á fimmtudag.“

„Aðgerðaratriði: Mark mun athuga hvort greiningarmerkin virki rétt fyrir föstudag.“

Þetta gæti virst svolítið formlegt í fyrstu, en það gefur gervigreindinni skýra möguleika til að vinna með. Óljósar umræður fara inn, óljósar athugasemdir koma fram. Skýrar ákvarðanir fara inn, hagnýtar athugasemdir koma fram.

Hvernig á að prófa það

Keyrðu lítið próf á þremur fundum áður en þú notar það í öllu teyminu.

Fundur 1: Notið aðeins venjulegar handbókarglósur.

Fundur 2: Notið gervigreindarglósur en án skipulagðrar dagskrár.

Fundur 3: Notið gervigreindarglósur með skýrri dagskrá og upplesnu sniði fyrir aðgerðarliði.

Eftir hvern fund skal athuga:

Hversu langan tíma það tekur að framleiða lokaupplýsingar sem eru tilbúnar fyrir viðskiptavininn.

Hversu mörg aðgerðaratriði þarf að leiðrétta.

Hvort frestar séu rétt skráðir.

Hvort rétti eigandinn sé tengdur hverju verkefni.

Hvort samantektin innihaldi eitthvað sem ekki var samið um.

Yfirlesarinn ætti að bera saman athugasemdir gervigreindarinnar við afritið áður en nokkuð er sent út á við. Þetta er sérstaklega mikilvægt varðandi fjárhag, tímalínur, lagalegt orðalag, samþykki eða skuldbindingar viðskiptavina.

Niðurstaða

Dæmigert niðurstaða, byggt á tímasetningu þriggja dæma 45 mínútna verkefnafunda:

Aðeins handvirkar athugasemdir: 28 mínútur til að framleiða hreina uppfærslu fyrir notendur.

Athugasemdir úr gervigreind án skýrrar dagskrár: 17 mínútur til að fara yfir og hreinsa til í athugasemdunum.

Athugasemdir úr gervigreind með dagskrá og skýrum málsgreinum: 9 mínútur til að fara yfir og senda lokauppfærslu.

Það eru áætlaðar 19 mínútur sem sparast á hverjum fundi samanborið við handvirka ferlið. Á fjórum vikulegum viðskiptavinafundum á mánuði væri það um 76 mínútur sem sparast mánaðarlega fyrir einn verkefnastjóra.

Gæðaeftirlitið er jafn mikilvægt og tímasparnaðurinn. Í þessu dæmiprófi náði skipulögða útgáfan af AI Notes 8 af 9 aðgerðaatriðum rétt. Eina villan var frestur sem þurfti að leiðrétta af mönnum. Þess vegna ætti að meðhöndla AI Notes sem sterka fyrstu drög, ekki lokauppsprettu sannleikans.

Hvað getur farið úrskeiðis

Algengasta mistökin eru óljós orðræða. Ef einhver segir: „Við skulum laga þetta í næstu viku,“ gæti gervigreindin ekki vitað hver á „það“ eða hvað „í næstu viku“ þýðir.

Önnur áhætta er meðal annars:

Verkefni sem er úthlutað röngum aðila.

Mjúk tillaga skrifuð sem fast ákvörðun.

Frestur sem ekki er virtur eða misskilinn.

Viðkvæmar upplýsingar um viðskiptavini birtast í minnismiðum sem eru deilt of víða.

Að afritið sé ekki tiltækt, sem veikir samantektina eftir fundinn.

Skipuleggjandinn gerir ráð fyrir að glósur úr gervigreind séu sjálfkrafa réttar vegna þess að þær líta snyrtilegar út.

Lausnin er lítt glæsileg en áhrifarík: notið gátlista fyrir yfirferð, staðfestið aðgerðaatriði áður en fundinum lýkur og sendið ekki hráar gervigreindarglósur beint til viðskiptavinarins.

Hagnýtt skyndibita

Gervigreindarglósur í Teams virka best þegar fundurinn er þegar vel skipulagður. Bættu við dagskrá, kveiktu á réttum stillingum, tjáðu ákvarðanir skýrt og gerðu einn aðila ábyrgan fyrir yfirferð. Gerðu það og gervigreindarglósur geta breytt ringulreiðum fundi í nothæft eftirfylgniefni á nokkrum mínútum í stað þess að búa til annað skjal sem allir þurfa að ræða síðar.

Algengar spurningar

Hvernig virkja ég AI Notes í Teams sem stjórnandi?

Til að virkja AI Notes í Teams sem stjórnandi skaltu byrja í stjórnmiðstöð Teams. Farðu í Fundi, opnaðu Fundarstefnur og skoðaðu hlutann Upptöku og umritun. Gakktu úr skugga um að Copilot sé leyft og umritun sé virk fyrir rétta notendur. Reglurnar þurfa einnig að vera úthlutaðar þeim sem eiga að hafa aðgang að AI glósum.

Hvaða leyfi þarf ég fyrir AI Notes í Teams?

Leyfið fer eftir því hvaða eiginleika gervigreindarglósur þú vilt nota. Lifandi gervigreindarglósur með leiðbeinanda krefjast venjulega Microsoft 365 Copilot. Gervigreindarglósur í Recap geta verið háðar aðgangi að Teams Premium eða Copilot. Í mörgum stofnunum ættu stjórnendur að athuga bæði leyfisveitingar- og fundarstefnur áður en þeir gera ráð fyrir að eiginleikinn sé tiltækur.

Af hverju birtast ekki AI-glósur í Teams-fundinum mínum?

Athugasemdir úr gervigreind birtast hugsanlega ekki ef Copilot er óvirkt, umritun er læst eða fundargerðin er ekki studd. Fundurinn gæti einnig verið of stuttur, ekki umritaður eða vantað réttar heimildir skipuleggjanda. Algeng lausn er að athuga leyfi notandans, fundarstefnu Teams, umritunarstillingar og hvort fundurinn hafi verið áætlaður frekar en að hann hafi verið ræstur samstundis.

Get ég kveikt á AI Notes á meðan á Teams fundi stendur?

Já, í fundum sem eru studdir getur skipuleggjandi eða kynnir kveikt á leiðbeinanda á meðan á fundi stendur. Þeir gera þetta venjulega í Fleiri aðgerðir í fundarstýringunum og velja síðan Kveikja á leiðbeinanda. Glósur geta tekið nokkrar mínútur að birtast því Teams þarfnast umræðuefnis úr afriti áður en það getur búið til gagnlegar glósur.

Hvar finn ég AI Notes eftir Teams fund?

Eftir fundinn skaltu opna fundarspjallið í Teams og velja Samantekt. Þú gætir séð minnispunkta eða gervigreindarglósur, allt eftir uppsetningu þinni. Glósur sem fundarstjóri býr til geta einnig birst í fundarspjalli og fundarglósum. Venjulega virka gervigreindarglósur eftir fund best þegar fundurinn hefur verið umritaður og uppfyllir kröfur um eiginleika.

Hver er munurinn á fundargögnum úr leiðbeinanda, samantekt og sampilot?

Fundarstjóri er aðallega fyrir lifandi gervigreindarbirtingar á fundi. Samantektir eru þar sem notendur fara yfir glósur, verkefni og fundarefni á eftir. Fundarglósur í Copilot eru búnar til í gegnum Copilot-upplifunina úr fundarspjalli eða samantekt. Þær skarast, en þær eru ekki nákvæmlega sami eiginleikinn, þannig að uppsetningarkröfur geta verið mismunandi.

Þurfa Teams fundir umritun til þess að gervigreindarglósur virki?

Í mörgum glósuferlum Teams AI er umritun nauðsynleg því hún gefur gervigreindinni eitthvað til að greina. Samantektir á glósum úr AI eru sérstaklega háðar framboði á umritun og hvort viðkomandi uppfylli skilyrði fyrir fundi. Stjórnendur ættu að staðfesta að umritun sé leyfð í fundarstefnum og skipuleggjendur ættu að ganga úr skugga um að fundurinn sé umritaður þegar þeir þurfa á glósum að halda eftir fund.

Hver getur kveikt á leiðbeinanda fyrir AI Notes í Teams?

Skipuleggjendur eða kynnir geta venjulega kveikt á leiðbeinandanum með Teams í tölvu eða á vefnum. Farsímanotendur geta hugsanlega skoðað glósur í beinni útsendingu en ekki sjálfir. Þessi hlutverkamunur skýrir oft hvers vegna einn þátttakandi sér glósuvalkostinn en annar getur ekki virkjað hann.

Hvernig get ég fengið betri fundargögn sem eru búin til með gervigreind í Teams?

Notið skýra dagskrá, segið ákvarðanir upphátt og úthlutað aðgerðaatriðum skýrt með nafni. Forðist að fólk tali saman ef mögulegt er og haldið fundarmálinu samræmt. Gervigreindarglósur virka best þegar fundurinn er skipulagður. Það hjálpar einnig að fara yfir glósurnar áður en þeim er deilt víða.

Eru glósur úr gervigreind í Teams nógu áreiðanlegar til að deila?

Gervigreindarbrellur eru gagnlegar, en þær ætti samt að vera yfirfarnar áður en þær eru deilt, sérstaklega með viðskiptavinum eða stjórnendum. Farið yfir nöfn, símanúmer, ákvarðanir, fresta og viðkvæmar upplýsingar. Hagnýt regla greinarinnar er að meðhöndla gervigreindarbrellur sem gagnleg drög, ekki fullkomna lagalega eða reglufylgniskrá. Mannleg yfirferð er samt mikilvæg.

Heimildir

1. Microsoft Support - Fundarstjóri í Microsoft Teams fundum - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Stillingar fyrir fundarstefnu Copilot - learn.microsoft.com

Finndu nýjustu gervigreindina í opinberu versluninni fyrir gervigreindaraðstoðarmenn

Um okkur